日本の履歴書の書き方と入手方法を外国人向けに解説

更新日 2024/06/08

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日本で就職・転職を目指す外国人の方にとって、履歴書の作成は大きな壁の一つではないでしょうか。日本の履歴書は、他国と比べて記入項目が多く、独特のルールやマナーがあります。しかし、履歴書は就職・転職活動の第一歩であり、採用担当者に良い印象を与えるためにも、正しい書き方を身につけることが大切です。

この記事では、日本の履歴書の基本的な書き方から、入手方法、注意点まで、外国人の方にもわかりやすく解説します。日本特有の履歴書のルールやマナーを理解し、自分の経験やスキルを最大限にアピールできる履歴書を作成しましょう。

日本での就職・転職を目指す外国人の方は、ぜひこの記事を参考にして、魅力的な履歴書を完成させてください。日本の企業であなたの能力を発揮するチャンスを掴み取りましょう。

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履歴書の入手方法4つ

履歴書を入手する方法は、大きく分けて4つあります。

お店で購入する方法、インターネットからダウンロードする方法、Microsoft WordのテンプレートやオンラインサービスでPCで作成する方法です。

1. お店で購入する

最も一般的な方法は、コンビニや書店、100円均一ショップなどでの購入です。amazonや楽天市場などネットでも簡単に手に入れることができます。

特に企業から指定がない場合は、JIS規格（日本工業規格）の履歴書を買うことをおすすめします。JIS規格の履歴書は、多くの企業で広く受け入れられているフォーマットで、記入する項目も標準化されているため、安心して使用できます。

2. ダウンロードする

インターネット上には、無料でダウンロードできる履歴書のフォーマットが多数あります。「履歴書　ダウンロード」「履歴書　フォーマット」「履歴書　PDF」などと検索すると、さまざまな履歴書をダウンロードすることが可能です。

お店で購入する方法と同様に、特に指定がない場合はJIS規格の履歴書をダウンロードするのが良いでしょう。自宅でプリントアウトできるので便利ですが、用紙の質感などは、市販の履歴書とは異なる点に注意してください。

また、履歴書を手書きする場合はPDF形式のものを、パソコンで作成する場合はWordやExcel形式のものをダウンロードしてください。

3. テンプレートを使用する

Microsoft Wordには、履歴書のテンプレートが用意されています。テンプレートを利用すれば、項目に沿って入力するだけで履歴書を作成できるため、とても便利です。ただし、企業によってはテンプレートの履歴書を好まない場合もあるので、応募先の企業の指定に従いましょう。

4. オンラインで作成する

最近では、履歴書をオンラインで作成できるサービスも増えています。スマートフォンで作成できるサービスもあり、作成した履歴書をコンビニでプリントアウトできるなど、手軽に利用できるのが魅力です。オンラインサービスを利用する際は、個人情報の取り扱いについてしっかりと確認しておきましょう。

履歴書の入手方法は、自分の状況に合わせて選ぶことが大切です。

企業から特に指定がない場合は、JIS規格の履歴書を使うのが無難でしょう。PC作成する場合は、印刷した際のレイアウトに問題がないか、よく確認してから提出するようにしてください。

履歴書のルールとマナー6つ

履歴書を書く際には、いくつかのルールとマナーを守る必要があります。これらを守ることで、採用担当者に好印象を与えることができます。

1.絶対に嘘は書かない

履歴書に嘘の情報を書くことは、絶対に避けなければなりません。万が一、嘘がばれた場合、信用を失うだけでなく、採用後も処分の対象になる可能性があります。正直に情報を記入することが大切です。

2.手書きかPCで作成するかは企業の指示に従う

履歴書を手書きにするか、PCで作成するかは、企業の指示に従います。最近は、PCで作成することが主流になっていますが、中には手書きを求める企業もあります。特に指定がない場合は、PCで作成しても問題ありません。ただし、印刷した際のレイアウトや文字の読みやすさには十分注意しましょう。

3.間違ったら書き直す

履歴書に間違いがあった場合は、修正液や修正テープで訂正するのではなく、新しい履歴書に書き直します。修正跡のある履歴書は、採用担当者に不誠実な印象を与えてしまいます。

4.省略はしない

履歴書の記入項目は、正式名称で記入し、省略はしないようにしましょう。特に学歴や職歴の部分では、学校名や企業名は正式名称で記入することが重要です。

例えば高校などは「〇〇高等学校」と正式名称で記入しましょう。また、令和をＲ、平成をＨ、1990年を’90と記入するのも避けてください。

5.黒インクのペンで書く

手書きの場合は、黒インクのボールペンを使用します。鉛筆や消せるペン、色付きのペンは避けましょう。また、PCで作成する場合も、黒色のフォントを使用するのが一般的です。

6.使いまわしはしない

一度書いた履歴書を使いまわすのはマナー違反です。応募先ごとに、志望動機や自己PRを適切に書き換える必要があります。

以上の6つのルールとマナーを守ることで、採用担当者に好印象を与える履歴書を作成することができます。細かいルールに気を配りながら、誠実な姿勢で履歴書を書くことが大切です。

履歴書の書き方

それでは、履歴書の具体的な書き方について見ていきましょう。履歴書の各項目には、それぞれ記入すべき内容があります。

1.日付

履歴書の日付は、提出する日付または提出日の前日の日付を記入します。面接や提出日に合わせて、日付を記入しましょう。

2.名前

名前は、戸籍に記載されているフルネームを記入します。姓と名の間は一文字分のスペースを空け、フリガナも忘れずに記入しましょう。

3.生年月日と年齢

生年月日は西暦で記入し、年齢は履歴書を提出する日付時点のものを記入します。

4.写真

写真は、3ヶ月以内に撮影した証明写真を使用します。スーツなどの正装で、明るい表情の写真が好ましいでしょう。

5.現住所、電話番号、e-mailアドレス

現住所は、都道府県から詳しく記入し、建物名なども省略せずに書きましょう。電話番号は、自宅か携帯電話のどちらでも構いません。連絡のつきやすい番号を記入することが大切です。e-mailアドレスも、頻繁にチェックするものを記入します。

6.連絡先

連絡先が現住所と同じ場合は、「同上」と記入しても構いません。

7.学歴・職歴

学歴は、高校卒業以降のものを記入します。大学や専門学校などの正式名称と学部・学科名、入学・卒業年月を記載します。

職歴は、アルバイトや派遣社員の経験も含めて、時系列に沿って記入しましょう。入社日と退職日、会社名、部署名、職種などを詳しく書きます。

【記載例】

年	月	学歴・職歴など（項目別にまとめて記入）
		学歴
2005	3	（国名）〇〇高等学校　　　　　　　卒業
2005	4	（国名）〇〇大学△△学部～～学科　入学
2009	3	（国名）〇〇大学△△学部～～学科　卒業

		職歴
2009	4	株式会社〇〇　入社
		東京支社　保険事業部　営業担当
2015	6	一身上の都合により退職
		以上

学歴と職歴の欄が一緒になっている場合は、学歴→職歴の順に書いていきます。

学歴は、最終学歴の一つ前から記入するのが一般的です。学校名は省略せず、学部や専攻まで正式名称で記入しましょう。

ちなみに、最終学歴とは最後に卒業した学校ではなく、「最高学歴」のことです。例えば、高校卒業後に母国の大学を卒業し、日本に来てから日本の専門学校へ入学・卒業した場合だと、最終学歴は「大学」となりまので、履歴書に記入する学歴は、大学の一つ前の学歴から記入することとなります。

また、学校を中退した場合は「中退」、在学中の場合は「卒業見込み」と記入します。

職歴は、学歴の最後から一行開けて、中央に「職歴」と書き、その次の行から職歴を記入していきます。

退職理由は、以下のように記入しましょう。

自分都合の場合、「一身上の都合により退職」
解雇など会社都合の場合、「会社都合により退職」
退職日が決まっている場合、「退職予定」
在職中の場合、「現在に至る」

最後は右寄せに「以上」と書きます。

転職が多く、職歴が書ききれない場合は、履歴書にある程度記入し「詳細は職務経歴書記入」と書き、職務経歴書を添付するようにしてください。

8.免許・資格

取得した免許や資格があれば、正式名称と取得年月を記入します。ない場合は、「なし」と記入しましょう。

9.志望動機

志望動機は、応募先の企業に対する熱意や、自分の経験・スキルが企業にどのように貢献できるかを具体的に書きます。

ただし、転職エージェントに提出する履歴書の場合、志望動機は空欄のままでも問題ありません。

10.趣味・特技

趣味や特技は、自分をアピールできるものを記入しましょう。

面接で話題になることもあるため「特になし」とは書かず、自分の好きなものや得意なものを記入し、日本語など語学スキルがあれば、書くのがおすすめです。

11.本人希望欄

本人希望欄には、「貴社の規定に従います」と記入するのが一般的です。

12.通勤時間

通勤時間は、自宅から勤務先までの所要時間を記入します。最寄り駅の記載欄がある場合は、「自宅から最も近い駅」を記入してください。

13.扶養家族・配偶者

扶養家族や配偶者の有無を記入します。扶養家族とは、配偶者を除いて自分が養っている家族のことです。例えば、自分が養っている家族が、配偶者の他に子供が2人いる方だと、扶養家族は「2人」となります。

以上が、履歴書の主な項目と書き方です。各項目を詳しく、正直に記入することが重要です。

会いたいと思わせる履歴書のポイント3つ

履歴書は、応募者の第一印象を左右する重要な書類です。採用担当者に「この人に会ってみたい」と思わせる履歴書を作成するために、以下の3つのポイントを押さえましょう。

1.丁寧で見やすい履歴書

履歴書は、誤字脱字がなく、丁寧に書かれていることが大切です。手書きの場合は、文字を丁寧に書き、PCで作成する場合は、文字の大きさや行間を調整して見やすくします。また、全体的に統一感のあるレイアウトを心がけましょう。

2.写真

履歴書の写真は、採用担当者が最初に目にするものです。スーツなどの正装や社会人としてふさわしい髪型で、明るい表情の写真を選びましょう。写真館で撮影した証明写真を使用するのが望ましいですが、スピード写真でも清潔感のある写真であれば問題ありません。

3.日本語が苦手でも丁寧に書く

日本語が母語でない方にとって、履歴書を書くのは大変な作業かもしれません。しかし、一生懸命に丁寧に書こうとする姿勢は、採用担当者に伝わります。完璧な日本語でなくても、誠実な気持ちを込めて書くことが大切です。日本語に自信がない場合は、信頼できる日本人の友人や先生に添削してもらうのも良いでしょう。

最終チェック

履歴書は上手く書けましたか？

履歴書を提出する前に、記載漏れやミスがないかチェックしましょう。

□　黒インクの消えないボールペンで書きましたか？

□　記載していない箇所はありませんか？

□　誤字脱字はありませんか？

□　名前にふりがなはふられていますか？

□　年号は統一されていますか？

□　写真はしっかり貼付されていますか？

□　学歴・職歴の最後に「以上」は書いていますか？

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まとめ

履歴書は、就職・転職活動における重要な書類です。企業が指定する形式や、一般的なルール・マナーを守って作成することが大切です。また、採用担当者に好印象を与えるためには、丁寧で見やすい履歴書を心がけましょう。

日本の就職・転職活動では、履歴書の内容が選考に大きく影響します。自分の経験やスキルを最大限にアピールできるよう、時間をかけて履歴書を仕上げてください。応募先の企業について詳しく調べ、志望動機や自己PRを具体的に書くことで、採用担当者に自分の熱意を伝えることができるはずです。

履歴書作成は大変な作業ですが、自分自身と向き合う良い機会でもあります。これまでの経験を振り返り、自分の強みを再確認しながら、誠実な気持ちで履歴書を書き上げてください。努力は必ず実を結ぶはずです。

参考：履歴書の書き方マニュアル完全版！　履歴書の見本（サンプル）・作成方法｜マイナビ転職