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日本の転職で必要な在職証明書とは?入手方法や記入事項などを解説

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書類


転職や在留資格の変更などで、「在職証明書」という書類を提出することがあります。この記事では、日本の転職などで必要な在職証明書について、内容や手に入れる方法などを解説します。

在職証明書とは?

在職証明書(Certificate of Employment)とは、あなたが会社で働いている、または働いていたことを、他の人に対して証明するための書類です。「在籍証明書」「雇用証明書」などと呼ぶこともありますが、全て在職証明書と同じ意味です。

「就労資格証明書」との違い

在職証明書と似たような書類として、「就労資格証明書(Certificate of Qualification for Employment)」という書類もあります。就労資格証明書とは、あなたが在留資格などをきちんと持っていて、日本の会社で働いても大丈夫なことを証明する書類です。これは国が交付する書類で、会社が交付する在職証明書とは違います。

「退職証明書」との違い

退職証明書とは、あなたが会社をやめたことを証明する書類で、在職証明書と違って会社をやめた後でしか交付できません。ただし、書いている内容は在職証明書と似ているので、在職証明書の代わりに使えることもあります。

出典:就労資格証明書(出入国在留管理庁) https://www.moj.go.jp/isa/applications/guide/syuurou.html

外国人が日本で在職証明書を手に入れる方法

在職証明書を手に入れる方法は、正社員・アルバイトの場合、派遣社員の場合、自営業・フリーランスの場合で違ってきます。

正社員・アルバイトは会社の「人事部」や「総務部」に依頼する

正社員やアルバイトの方は、働いている会社の「人事部」や「総務部」に在職証明書の交付を依頼します。小さな会社だと人事部や総務部がないこともありますが、その場合は普段総務などを担当している人に依頼しましょう。

派遣社員は「派遣元の会社」に依頼する

派遣社員の方は、実際に働いている派遣先の会社ではなく、派遣元の派遣会社に依頼しましょう。

自営業・フリーランスの場合は?

自営業・フリーランスの方は、在職証明書を作ることはできません。もし在職証明書が必要になったら、代わりに自分で必要事項を書いた書面を作り、確定申告書など自分が働いていることを証明する書類を合わせるなどして対応しましょう。

日本の在職証明書に書く内容は?

日本の在籍証明書に書く主な内容は、下のリストに示したとおりです。自分の名前や住所などの個人情報、働いている会社の名前や住所、雇用形態(正社員・アルバイトなど)や仕事内容などを書きます。

在籍証明書に書く内容は、証明書を使う目的によって変わってくるので、必ずしもこの全ての項目を書かなければならないわけではありません。

【日本の在籍証明書に書く主な内容】

  • 名前
  • 住所
  • 生年月日
  • 会社の名前
  • 就職した日
  • 雇用形態
  • 会社の住所
  • 働いていた日数や時間
  • 職種や仕事内容
  • 給料の額

参考:https://roudou-pro.com/columns/391/

日本で在職証明書を必要とする場面

在職証明書は、転職する時や在留資格を変更する時などに必要になることがあります。他には、子供を保育園に入れる時や、家を借りる時などにも使われます。

転職する時

転職する時に、転職先の会社が在職証明書の提出を求めることがあります。これは、履歴書に書いている内容が本当かどうか確認するためなどに使われます。ただし、必ずしも提出を求められるわけではありません。

在留資格を変更する時

在留資格を変更する時は、在職証明書が必要になります。また、ビザの申請や更新の時にも必要になります。

子供を保育園に入れる時

子供を保育園に入れる時、たいてい保育園から在職証明書の提出を求められます。これは、親が仕事が忙しく、子供の面倒を見るひまがないことを確認するためです。

家を借りたり住宅ローンを組む時

家を借りたり住宅ローンを組む時にも、在職証明書の提出を求められることがあります。これは、家賃やローンをちゃんと払えるかどうか確認するためです。ただし、提出が必要ないことも多いです。

在職証明書を発行する際の注意点

在職証明書は、会社が勝手にあなたのために発行してくれることはなく、こちらから会社に依頼しなければなりません。スムーズに発行してもらうためにも、ここで解説する注意点をよく理解しておきましょう。

依頼は早めに行う

在職証明書が必要になる直前に、いきなり会社に行って発行してくださいと言っても、会社側が忙しくて無理なこともあります。確実に発行してもらうには、早めに依頼しておくようにしましょう。

目的に合った内容を書く

在職証明書は、目的によって書く内容が違ってきます。例えば、転職の場合は仕事内容や雇用形態などを書く必要がありますし、保育園の場合は働いている時間や曜日が重要になります。なぜ在職証明書が必要なのかを考えて、目的に合った内容を書くことが大切です。

決められたフォーマットがあるか確認する

在職証明書は法律で定められた文書ではないので、書き方に特に決まりはありません。しかし、時には「このフォーマットで書いてください」と指定されることもあります。もしフォーマットが決まっているなら、決められたフォーマットで書かなければなりません。

まとめ

在職証明書は、転職や在留資格の変更などに必要な書類で、働いている会社に自分で依頼して作成してもらわなければなりません。依頼の仕方や書く内容などを理解して、スムーズに発行してもらえるようにしましょう。


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