日本で働いていることを証明する在職証明書とは？もらい方や必要な時などを詳しく解説
外国人の方が日本で転職する時や在留資格を変更する時などに、「在職証明書」という書類を提出することがあります。
そこで、この記事では日本で働く外国人の方にとって必要不可欠な在職証明書について、その内容や手に入れる方法、注意点などを詳しく解説します。
在職証明書は、あなたが日本の会社できちんと働いていることを証明する大切な書類です。転職活動をスムーズに進めたり、在留資格をトラブルなく変更したりするためにも、ぜひこの記事を参考にして、在職証明書について正しい知識を身につけておきましょう。
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在職証明書とは？
在職証明書（英語ではCertificate of Employment）とは、あなたが現在、会社で働いている、または過去に働いていたことを、第三者（他の会社や役所など）に対して証明するための公的な書類です。「在籍証明書」や「雇用証明書」などと呼ばれることもありますが、いずれも同じ意味で、法的な違いはありません。在職証明書には、あなたの名前や住所、会社名、雇用形態、仕事内容などが記載されており、あなたが会社できちんと働いている（いた）ことを第三者に証明する役割を果たします。特に外国人の方の場合、在留資格の変更や更新の際に、出入国在留管理局から在職証明書の提出を求められることが多いです。
「就労資格証明書」との違い
在職証明書と似たような書類に、「就労資格証明書（英語ではCertificate of Qualification for Employment）」というものもあります。就労資格証明書は、あなたが適切な在留資格を持っていて、その在留資格で日本の会社において働くことが法律上認められていることを証明する書類です。つまり、在職証明書が「実際に働いているかどうか」を証明するのに対し、就労資格証明書は「働く資格があるかどうか」を証明するものだと言えます。就労資格証明書は、出入国在留管理局が発行する公的な文書であり、会社が発行する在職証明書とは異なります。
「退職証明書」との違い
退職証明書は、あなたが過去に会社で働いていたことを証明する書類で、在職証明書とは異なり、会社を退職した後にしか発行されません。退職証明書には、在職証明書と同様の情報（名前、住所、雇用形態など）に加えて、退職日や退職理由なども記載されます。ただし、退職証明書の記載内容は在職証明書とほぼ同じなので、状況によっては在職証明書の代わりに退職証明書を使用できる場合もあります。
日本での在職証明書のもらい方
在職証明書のもらい方は、正社員・アルバイトの場合、派遣社員の場合、自営業・フリーランスの場合で異なります。以下、それぞれのケースについて詳しく説明していきます。
正社員・アルバイトは会社の「人事部」や「総務部」に依頼する
正社員やアルバイトとして働いている場合、在職証明書は勤務先の会社に依頼することで入手できます。多くの会社では、人事部や総務部が在職証明書の発行を担当しています。まずは所属部署の上司や人事担当者に相談し、在職証明書が必要な理由や提出先、希望する受取日などを伝えましょう。企業規模が小さく人事部や総務部が設置されていない場合は、総務関連の業務を行っている社員や経営者に直接依頼するのが一般的です。在職証明書の発行は通常1～2週間ほどかかるので、余裕を持って依頼することをおすすめします。
派遣社員は「派遣元の会社」に依頼する
派遣社員として働いている場合は、注意が必要です。派遣先の会社ではなく、あなたと雇用契約を結んでいる派遣元の会社に在職証明書の発行を依頼しなければなりません。派遣先の会社は、あなたの直接の雇用主ではないため、在職証明書を発行する義務はないです。派遣元の会社に依頼する際は、派遣先での勤務状況（勤務日数や時間、職種など）を正確に伝えることが大切で、派遣元の会社は、派遣先から提供されたこれらの情報をもとに在職証明書を作成します。
自営業・フリーランスの場合は自分で対応する
自営業やフリーランスで働いている場合、残念ながら会社が発行するような在職証明書を入手することはできません。ただし、そのような状況でも在職証明書の提出を求められることがあります。そんな時は、自分で「〇〇として自営業を営んでいる」「〇〇としてフリーランスで働いている」といった内容の証明書を作成し、確定申告書や事業収入の領収書などの、自営業・フリーランスとして働いていることを証明する資料を添付するのが一般的な対応方法です。提出先の機関によっては、この方法で代用できない場合もあるので、事前によく確認しておくことが大切です。
日本の在職証明書に書かれている内容は？
在職証明書に記載される主な内容は以下の通りです。ただし、証明書の使用目的によって必要な項目が異なるため、以下の全ての情報が必ず記載されるわけではありません。
【日本の在職証明書に記載される主な内容】
- 氏名（漢字およびローマ字表記）
- 生年月日
- 現住所
- 性別
- 国籍
- 在留カード番号
- 雇用先の会社名称
- 会社の所在地
- 会社の連絡先（電話番号、メールアドレスなど）
- 入社日
- 現在の雇用形態（正社員、契約社員、アルバイトなど）
- 職種や担当業務の内容
- 勤務先の部署名
- 役職名
- 雇用期間（契約社員の場合）
- 週あたりの勤務日数と勤務時間
- 年収または月収
- 社会保険の加入状況
- 証明書の発行日
- 証明書の使用目的
- 会社の代表者印または社印
以上の項目は一般的な在職証明書に記載される内容ですが、外国人の方の場合は特に、在留カード番号や国籍、ローマ字表記の氏名など、日本人の在職証明書には通常記載されない情報が求められることがあります。
在職証明書の記載内容は、提出先の機関や使用目的によって異なります。例えば、転職先の会社に提出する場合は、職務内容や雇用形態、勤務時間などが重視されますが、出入国在留管理局に提出する場合は、在留カード番号や雇用期間など、在留資格に関連する情報がより重要視されます。
在職証明書の発行を依頼する際は、提出先や使用目的をよく確認し、必要な情報を漏れなく記載してもらうことが大切です。また、記載内容に誤りがないかどうかも必ず確認しましょう。
参考：在職証明書とは｜必要な場面と書き方・発行手順と会社に依頼する際の注意点まで
日本で在職証明書が必要な時は？
在職証明書は、様々な場面で必要とされる重要な書類です。特に外国人の方にとって、在職証明書は日本での生活や仕事に関わる多くの手続きで求められます。以下に、代表的なケースをいくつか紹介します。
1. 転職する時
転職先の企業に応募する際、応募書類の一部として在職証明書の提出を求められることがあります。これは、あなたが現在働いている（あるいは以前働いていた）会社での雇用状況を確認するためです。在職証明書は、履歴書に記載された職歴の信憑性を裏付ける役割を果たします。ただし、全ての企業が在職証明書の提出を必須としているわけではありません。
また、転職先が決まり、新しい職場での雇用契約を結ぶ前や、契約の一部として、過去の勤務状況を確認するために在職証明書を提出する必要になることもあります。さらに、ビザ申請や居住許可の更新など、移民局や他の政府機関への手続きで在職状況を証明する必要がある場合もあります。
2. 在留資格の変更・更新手続きをする時
日本に住む外国人の方が、在留資格の変更や更新の手続きを行う際には、必ず在職証明書の提出が求められます。これは、あなたが日本で働く資格を有し、実際に働いていることを証明するために必要な書類です。在職証明書は、出入国在留管理局での審査において非常に重要な役割を果たします。
3. 家族滞在ビザを申請する時
日本で働く外国人の方が、家族を日本に呼び寄せるために家族滞在ビザの取得を申請する場合、在職証明書の提出が必要です。これは、あなたが日本で安定した仕事に就いており、家族を養うことができることを証明するためです。
4. 子供を保育園や幼稚園に入れる時
共働きの家庭が子供を保育園や幼稚園に入園させる際、両親の在職証明書の提出が求められるのが一般的です。これは、両親が仕事を持っており、子供を保育施設に預ける必要があることを確認するためです。在職証明書には、勤務先や勤務時間などの情報が記載されている必要があります。
5. 住居を借りる時
アパートやマンションを借りる際、家主や不動産会社から在職証明書の提出を求められることがあります。これは、あなたが家賃を支払う経済的能力を有しているかどうかを確認するためです。ただし、全ての家主や不動産会社が在職証明書の提出を必須としているわけではありません。
6. 銀行でローンを組む時
自動車ローンや住宅ローンなど、銀行からお金を借りる際にも在職証明書が必要になることがあります。これは、あなたが借りたお金を返済する経済的能力を有しているかどうかを確認するためです。
在職証明書を発行する際の注意点
在職証明書は、会社に依頼しないと発行してもらえない書類です。スムーズに発行してもらうためには、以下の点に注意しましょう。
発行依頼は早めに行う
在職証明書の発行には、通常1～2週間ほどの時間がかかります。必要になったからといって、急に会社に依頼しても、すぐに発行してもらえるとは限りません。締め切りに余裕を持って、早めに依頼するようにしましょう。
使用目的に合った内容で作成してもらう
前述の通り、在職証明書に記載する内容は、使用目的によって異なります。発行を依頼する際は、在職証明書をどのような目的で使用するのかを会社にしっかりと伝え、目的に合った内容で作成してもらうことが大切です。
決められたフォーマットがあるか確認する
会社によっては、在職証明書の定型フォーマットを用意していることがあり、また、在職証明書を提出する先の機関が、独自のフォーマットを指定していることもあります。事前に、会社と提出先の両方に定型フォーマットの有無を確認し、必要であればそのフォーマットを使用するようにしましょう。
記載内容を確認し、誤りがあれば修正を依頼する
在職証明書は、あなたの雇用状況を正確に証明する書類です。発行された在職証明書の記載内容に誤りがないか、必ず確認しましょう。誤りがある場合は、迅速に会社に連絡し、修正を依頼しましょう。
発行手数料が必要な場合がある
会社によっては、在職証明書の発行に手数料が必要な場合があります。発行を依頼する前に、手数料の有無や金額について確認しておくと良いでしょう。
機密情報の取り扱いに注意する
在職証明書には、あなたの個人情報や会社の情報が記載されています。在職証明書の取り扱いには十分注意し、第三者に不必要に見せたりコピーを渡したりしないようにしましょう。
まとめ
在職証明書は、外国人の方が日本で転職する際や、在留資格の変更・更新手続きを行う際など、様々な場面で必要とされる重要な書類です。自分が働いている会社に発行を依頼し、使用目的に合った内容で作成してもらう必要があります。発行依頼は早めに行い、記載内容に誤りがないかを確認することが大切です。また、定型フォーマットの有無や発行手数料についても事前に確認しておきましょう。
在職証明書は、外国人の方が日本で安定した生活を送り、キャリアアップを目指す上で欠かせない書類です。この記事を参考に、在職証明書について正しく理解し、有効に活用していただければ幸いです。
