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カバーレターとは?書き方や注意点、ポイントなどを解説

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日本の就職活動では履歴書が重要ですが、外資系企業では履歴書を見る前に「カバーレター」という自己PRの文書で審査します。この記事では、カバーレターの書き方やポイントを解説します。

カバーレターとは?

カバーレターとは、主に外資系企業で就職活動をする時に、履歴書と一緒に送る文書です。自分の仕事のスキルやその会社で働きたい熱意などを書いて、採用担当者に興味を持ってもらうことを目的とします。

外資系企業の採用担当者は、まずカバーレターを見て、その後履歴書を読んだり面接を行うか判断します。よってカバーレターは、外資系企業の就職活動の成功を左右する重要な文書だといえます。

履歴書や送付状との違い

就職活動では、カバーレター以外にも履歴書を書いて採用担当者に送付するので、履歴書とカバーレターの違いを理解しておくことが大切です。また、外資系でない日本企業の就職活動でも、「送付状(そうふじょう)」というカバーレターと似た文書を送付します。カバーレターと送付状は少し意味が違うので、この違いも理解しておきましょう。

履歴書との違い

履歴書は自分の学歴や職歴といった情報を書くための文書で、スキルや熱意を書くカバーレターとは違います。ただし、日本の履歴書は自己PRや志望動機も書くのが普通なので、日本の履歴書は、外資系企業の就職活動で使う履歴書とカバーレター両方の役割があるといえます。

送付状との違い

外資系ではない日本企業の就職活動でも、送付状というカバーレターと似た文書を書きます。送付状も自己PRを書くのでカバーレターと内容は似ていますが、送付状はあくまで送った郵便物に何が入っているかを伝えるためのもので、自己PRは最小限にとどめます。一方、カバーレターは自己PRが主な目的の文書です。

日本のカバーレターの書き方

日本の外資系企業に応募する時のカバーレターの書き方は、一定のフォーマットがあります。自己流ではなくフォーマットに従って書くことが、相手にいい印象を与えるコツです。

基本事項

カバーレターの最初の部分には、まず自分の名前などの基本情報を書きます。具体的には、名前・電話番号・メールアドレス・文書を送った日付・応募する会社の名前・採用担当者の名前などを書きます。住所を書いても構いませんが、住所は履歴書に書くので省略するのが普通です。

最初のあいさつと簡単な自己紹介

まず本題に入る前に、採用担当者に対してあいさつをし、簡単な自己紹介を書きます。採用担当者の名前は会社のホームページなどで調べて、具体的な氏名を書くほうがよいです。単に「’Dear Hiring Manager’(採用担当者様)」と書くこともできますが、氏名をきちんと書いたほうが優れています。

応募職種と志望動機

自分が就職したい職種と、その仕事に就きたい志望動機を書きます。この部分は重要なので、しっかり考えて具体的に書くようにしましょう。具体的でなかったり、定型文をコピーするだけの文章では、相手に興味を持ってもらうことはできません。

自分の経験や能力のアピール

次に、自分の仕事の経験や、持っている能力をアピールします。経験と能力のアピールは、応募職種に合う部分だけを書くようにしましょう。例えば営業を希望しているのに、プログラミングのスキルをアピールするのは的外れになるかもしれません。

面接の依頼

次に、面接を希望することを書いて、面接が可能な日時と連絡先を記入します。

結びの文

最後に、カバーレターを読んでくれたことに対して、採用担当者に感謝する一文を書きます。

氏名と署名

外資系企業では、ハンコではなく署名をするのが基本です。自分の氏名をタイプするのに加えて、ペンでサインもするようにしましょう。

履歴書の同封を記載

カバーレターを入れた封筒に、履歴書も入っていることを書いておきます。

日本でカバーレターを書く際の注意点・ポイント

日本の外資系企業の就職活動において、カバーレターは重要な役割を果たします。注意点とポイントを押さえて、質の高いカバーレターを作ることが大切です。

枚数は1枚にまとめる

カバーレターは基本的に、A4用紙1枚に収まるようにします。もし2枚になってしまったら、文章が長すぎる部分がないか検討しましょう。自己PRはどうしても長くなりがちですが、ポイントを絞って短く書くことが大切です。

フォントは履歴書と同じものを使う

カバーレターで使うフォントに特に決まりはありませんが、どのフォントを使うにしろ、履歴書と同じフォントを使ったほうがよいでしょう。履歴書と全く違うフォントを使うのは、やや不自然な印象を与えます。

形式文は使いすぎない

ネットでたくさん見つけることができる形式文は、あくまで参考に使うべきものです。形式文をそのまま使った文章ばかりのカバーレターは、採用担当者に興味を持ってもらえません。形式文をお手本にして、自分のオリジナルの文章で書きましょう。

メールアドレスはビジネスにふさわしいものにする

プライベートで使うメールアドレスを、面白い文字列や、奇妙な文字列にしている人はよくいます。これ自体は別に悪くありませんが、カバーレターに書くメールアドレスは、自分の氏名などを使ったビジネス向けの文字列にしておいたほうがよいでしょう。

まとめ

カバーレターは海外の企業ではよく使われますが、日本では外資系企業以外ではあまり使われないので、書き方に慣れておくことが大切です。短い文章で効果的なPRをして、採用担当者に興味を持ってもらえる文書を作りましょう。


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