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日本のビジネスメールの書き方やエチケット、よく使うフレーズを解説

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日本の会社で働いていると、日本語のビジネスメールを書かなければならないこともあるでしょう。この記事では、日本のビジネスメールの書き方や、相手に失礼にならないためのエチケット、よく使う単語やフレーズを解説します。

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日本のビジネスメールの書き方

日本のビジネスメールのフォーマットは他の国と基本的には同じですが、書く内容の順序や日本語の表現など、注意しておきたい点もあります。まずは、日本のビジネスメールの基本的な書き方を理解しておきましょう。

件名(けんめい)

ビジネスでは毎日たくさんのメールを読むので、件名(subject)はひと目見て内容が分かるように書きましょう。

宛名(あてな)

ビジネスメールでは、本文に入る前に必ず宛名を書きます。宛名とは、送り先の人や会社・部署の名前のことです。社外の人にメールを送る時は、相手の名前の後に「様」をつけます。

文頭の挨拶

宛名の後には、「いつもお世話になっております」「大変ご無沙汰しております」などの、簡単なあいさつの文を入れます。

文末の締めの言葉

本文の後には、「それではよろしくお願いします」などの、簡単な締めの言葉を入れます。

署名(しょめい)

メールの最後には、自分の名前や会社名を書いた署名(signature)を入れて終わります。外国人の方はまず自分の国の文字で名前を書き、その横にカタカナでふりがなをつけておくとよいでしょう。ひらがなはビジネスメールでは不自然なので、ふりがなには使わないようにしましょう。

日本のビジネスメールのエチケット

日本語のビジネスメールでは、必ず敬語を使うのが重要なエチケットになります。もちろん、内容を分かりやすく短く書くことは大切です。

敬語を使う

外国人の方が日本語のビジネスメールを書く時に問題となるのが、敬語を正しく使うことです。「ございます」「いたします」などの、基本的な敬語を使えるようにしておきましょう。

分かりやすく短く書く

ビジネスメールは情報を相手に短い時間で伝えなければならないので、分かりやすく短く書くことが大切です。難しい表現を使う必要はないので、伝えるべき内容をシンプルに書くようにしましょう。

日本のビジネスメールでよく使われる単語

日本のビジネスメールでは、会話ではほとんど使われないけれど、ビジネスメールにはよく出てくる単語があります。こういった単語の読み方と意味、使い方を理解しておくことが大切です。

御中(おんちゅう)

御中とは、会社や部署などの組織・団体の後ろにつける敬称です。個人の場合は後ろに「様」をつけるのと同じように、会社や部署の場合は「〇〇株式会社御中」のように書きます。

各位(かくい)

各位とは「みなさん」を丁寧に言う言葉です。例えば、「関係者各位」と書けば「関係者のみなさんへ」という意味になります。

平素(へいそ)

平素とは、「いつも」「ふだん」を丁寧に言う言葉です。例えば、「平素よりお世話になっております」は「いつもお世話になっております」という意味になります。

貴社(きしゃ)・弊社(へいしゃ)

貴社は相手の会社を丁寧に言う言葉で、弊社は自分の会社をへりくだって丁寧に言う言葉です。貴社と同じ意味で「御社(おんしゃ)」という言葉がありますが、御社は会話でだけ使う言葉なので、ビジネスメールでは貴社を使うのが正解です。

敬具(けいぐ)

敬具とはビジネスメールの最後に書く言葉で、英語の ’Sincerely’ と同じような意味になります。使い方や使う場所もSincerelyと同じで、メールの最後に「敬具」とだけ書きます。

日本のビジネスメールでよく使われるフレーズ

日本のビジネスメールで使われるフレーズには決まったものが多いので、お決まりのフレーズを覚えておけば便利です。

お世話になっております

「お世話になっております」は「私はいつもあなたに助けられています」という意味のフレーズで、ビジネスメールのあいさつ文によく使われます。英語で言うと ’Thank you for your continued support(or business).’といった感じです。

このフレーズの前に「大変」「いつも」「平素より」をつけて、「大変お世話になっております」などと書くことも多いです。

よろしくお願いいたします

「よろしくお願いいたします」はビジネスメールの最後によく使われるフレーズで、英語の ‘Sincerely’ や ‘Best regards’ にあたるものです。

このフレーズの前に「どうぞ」「引き続き」「今後とも」「それでは」をつけて、「どうぞよろしくお願いいたします」などと書くこともできます。

心よりお詫び申し上げます

「心よりお詫び申し上げます」は、相手に対して丁寧にあやまる時によく使われるフレーズで、英語の ‘Truly sorry’ や ‘Sincere apologies’ にあたるものです。「心より」は「気持ちを込めて」といったニュアンスなので、「心よりお詫び」は「真剣にあやまる」という意味になります。

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    まとめ

    外国人の方にとって日本のビジネスメールは難しいですが、よく使われる単語やフレーズ、フォーマットを使うとうまく書けるようになります。ビジネスメールをマスターすれば、日本でのビジネスをより上手にこなせるようになるでしょう。


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