日本のビジネスメールの書き方やマナー、よく使う単語・フレーズを解説
日本の会社で働いていると、日本語のビジネスメールを書かなければならない場面に遭遇するでしょう。ビジネスメールは、社内外のコミュニケーションにおいて欠かせないツールです。しかし、母語でないビジネスメールを書くのは、言葉の壁もあり、なかなか難しいと感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事では、日本のビジネスメールの書き方の基本的な順序やテンプレート、相手に失礼にならないためのマナー、よく使う単語やフレーズを詳しく解説します。日本語のビジネスメールに自信がない方も、これを読めば、正しい書き方やマナーを身につけることができるでしょう。
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日本のビジネスメールの書き方の順序・テンプレート
日本のビジネスメールのフォーマットは、基本的には他の国と同じです。しかし、書く内容の順序や日本語特有の表現など、注意しておくべき点がいくつかあります。
まずは、日本のビジネスメールの基本的な書き方の流れを理解しましょう。
1. 件名（けんめい）
ビジネスシーンでは、毎日大量のメールのやり取りが行われています。そのため、件名は、受信者が一目見てメールの内容を把握できるように、具体的かつ簡潔に書くことが大切です。曖昧な件名では、重要なメールを見落とす可能性もあるので注意しましょう。
2. 宛名（あてな）
日本のビジネスメールでは、本文に入る前に必ず宛名を書く必要があります。宛名（あてな）とは、メールの送り先となる人や会社・部署の名前のことを指します。社外の人にメールを送る際は、相手の名前の後に敬称の「様」をつけるのが一般的です。
3. 文頭の挨拶
宛名の後には、「いつもお世話になっております」「大変ご無沙汰しております」など、簡単な挨拶の言葉を添えます。この挨拶文は、メールの始まりを示すと同時に、相手との関係性を円滑にする役割を果たします。状況に応じて、適切な挨拶文を選ぶようにしましょう。
4. 文末の締めの言葉
本文の後には、「よろしくお願いいたします」「ご確認のほどよろしくお願いいたします」など、締めの言葉を入れるのが一般的です。この締めの言葉によって、メールの終わりを明確に示すことができます。また、相手への感謝の気持ちや、依頼事項への協力をお願いする意味合いも込められています。
5. 署名（しょめい）
メールの最後には、送信者である自分の名前や会社名を書いた署名を入れて終わります。署名（しょめい）には、氏名、所属部署、役職、連絡先などを記載します。特に、外国人の方は、まず自国の言語で名前を書き、その横にカタカナでフリガナをつけておくとよいでしょう。ひらがなはビジネスメールでは不自然なため、フリガナにはカタカナを使うのが一般的です。
以上が、日本のビジネスメールの基本的な書き方の順序とテンプレートになります。次は、ビジネスメールを書く際の重要なマナーについて見ていきましょう。
日本のビジネスメールで相手に失礼をしないためのマナー
日本語のビジネスメールを書く際、相手に失礼のないよう、マナーを守ることが非常に重要です。特に、外国人の方にとって、敬語の使い方やメールの書き方のルールは、慣れないと難しく感じるかもしれません。ここでは、日本のビジネスメールにおける2つの重要なマナーを解説します。
1. 敬語を使う
日本語のビジネスメールでは、必ず敬語を使うのがマナーとされています。敬語を使うことで、相手に対する尊重の気持ちを示すことができます。基本的な敬語表現として、「〜でございます」「〜いたします」「〜させていただきます」などがあります。また、謙譲語や尊敬語を適切に使い分けることも大切です。
敬語の使い方に自信がない方は、例文を参考にしたり、ビジネスメールの書き方に関する本やウェブサイトを活用したりして、学んでいくとよいでしょう。
2. 分かりやすく短く書く
ビジネスメールは、限られた時間の中で必要な情報を的確に伝えるためのツールです。そのため、メールの内容は、分かりやすく簡潔に書くことが求められます。長文の説明は避け、箇条書きを使うなどして、読みやすく整理するのがポイントです。
また、難しい言葉や専門用語は、相手が理解できない可能性があるため、なるべく平易な表現を心がけましょう。メールの内容が分かりにくいと、相手に誤解を与えたり、余計なやり取りが発生したりする原因にもなります。
次は、日本のビジネスメールでよく使われる単語について解説します。
日本のビジネスメールでよく使われる単語
日本のビジネスメールには、日常会話ではあまり使われないような単語が多く登場します。これらの単語の意味や使い方を理解しておくことは、スムーズなコミュニケーションを行う上で欠かせません。ここでは、代表的な5つの単語を取り上げます。
1. 御中（おんちゅう）
「御中」は、会社や部署などの組織・団体名の後ろにつける敬称です。個人の場合は「様」を使いますが、組織・団体に宛てる場合は、「〇〇株式会社 御中」のように「御中」を使います。
2. 各位（かくい）
「各位」は、「みなさま」を丁寧に表現する言葉です。複数の関係者に向けてメールを送る際などに使われます。例えば、「関係者各位」と書けば、「関係者のみなさまへ」という意味になります。
3. 平素（へいそ）
「平素」は、「いつも」「普段」を改まった言い方で表現する言葉です。メールの冒頭の挨拶文で、「平素よりお世話になっております」のように使われることが多いです。
4. 貴社（きしゃ）・弊社（へいしゃ）
「貴社」は相手の会社を、「弊社」は自分の会社を、それぞれ丁寧に言い表す言葉です。「貴社」と同じ意味の言葉に「御社（おんしゃ）」がありますが、「御社」は主に会話で使われるので、ビジネスメールでは「貴社」を使うのが一般的です。
5. 敬具（けいぐ）
「敬具」は、ビジネスメールの結びに使う言葉で、英語の “Sincerely” に相当します。メールの最後に「敬具」とだけ書いて締めくくります。
ビジネスメールでよく使われるこれらの単語を覚えておくと、メールを読む際の理解が深まるだけでなく、メールを書く際にも役立ちます。
続いて、日本のビジネスメールでよく使われるフレーズを見ていきましょう。
日本のビジネスメールでよく使われるフレーズ
日本のビジネスメールには、定型のフレーズが数多くあります。これらのフレーズを覚えておくと、メールを書く際に便利です。ここでは、代表的な3つのフレーズを紹介します。
1. お世話になっております
「お世話になっております」は、日本のビジネスメールで最もよく使われる挨拶文の一つです。英語で言うと “Thank you for your continued support(or business).”となります。「いつもお世話になっております」「平素よりお世話になっております」のように、メールの冒頭で使われることが多いです。この表現は、日頃の感謝の気持ちを込めて相手に伝える役割を果たします。
2. よろしくお願いいたします
「よろしくお願いいたします」は、ビジネスメールの締めの言葉として頻繁に使われるフレーズで、英語の “Sincerely” や “Best regards” にあたるものです。依頼や問い合わせなどの内容のメールを送る際に使うと、丁寧で好印象を与えることができます。「どうぞよろしくお願いいたします」「引き続きよろしくお願いいたします」など、バリエーションも多岐にわたります。
3. 心よりお詫び申し上げます
「心よりお詫び申し上げます」は、相手に謝罪の意を伝える際に使うフレーズです。英語の “Truly sorry” や “Sincere apologies” にあたるもので、トラブルの対応やミスの報告など、謝罪が必要な場面で用いられます。「心より」という言葉が示す通り、真摯な気持ちを込めて相手に謝罪の意を伝えることができます。
以上の3つは、ほんの一例ですが、これらのフレーズを使いこなせるようになると、日本語のビジネスメールもスムーズに書けるようになるでしょう。
日本語のビジネスメール例文
ここでは、日本語のビジネスメールの例文を具体的に見ていきましょう。実際のビジネスシーンを想定し、よく使われるパターンのメールを取り上げます。
| 件名：【ご連絡】〇月〇日打合せの件 〇〇株式会社 △△部 □□様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の山田と申します。 先日お打合せさせていただきました、〇月〇日の会議についてご連絡いたします。 会議の開催場所が、弊社会議室に変更となりました。 お手数をおかけいたしますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。 なお、会議の開始時間と内容に変更はございません。 ご不明な点がございましたら、ご連絡ください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 山田太郎 〇〇株式会社 営業部 TEL：03-1234-5678 Email：yamada@example.com |
この例文は、社外の取引先に会議の開催場所変更を連絡するメールです。件名、宛名、挨拶文、本文、署名など、ビジネスメールの基本的な構成要素が含まれています。また、「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」といった定型のフレーズも適切に使われています。
例文を参考に、実際にメールを書いてみると、日本語のビジネスメールの書き方が身につくでしょう。
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日本での生活は魅力的ですが、言葉の壁や文化の違いから、様々な挑戦に直面することも少なくありません。たとえば、日常やビジネスシーンでの敬語の使い分け、住居探しの苦労、公共サービスの利用方法、JLPT試験の対策、さらには新しい友達や恋人との出会いまで、生活のあらゆる側面で困りごとが生じるかもしれません。
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まとめ
日本語のビジネスメールは、母語でない外国人の方にとって、確かに難しく感じる部分があるかもしれません。しかし、基本的な書き方の順序やテンプレート、マナー、よく使う単語やフレーズを理解することで、徐々に上達していくことができます。
この記事で解説した内容を参考に、日本語のビジネスメールに挑戦してみてください。最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、実際にメールを書いていく中で、自然と書き方が身についていくはずです。
日本のビジネスメールをマスターすることは、日本でのビジネスを円滑に進める上で非常に重要なスキルです。正しいマナーと適切な表現力を身につけ、日本でのビジネスを成功に導きましょう。
