如何撰写和使用 "环志"--详细说明日本公司如何做出决策。

更新日期 2024/04/19

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在日本公司工作时，您经常需要撰写 "稟議"（ringi）和 "稟書"（ringisho）文件。ringi 是获得主管或相关部门批准的程序。它是日本企业文化中根深蒂固的一种独特决策制度。

另一方面，虽然审批流程对于外国公司来说可能并不熟悉，但在日本公司工作时，充分了解审批流程非常重要。

本文将详细解释什么是批准申请书和批准书、需要它们的原因、需要它们的情况以及如何撰写它们的要点。通过了解日本企业特有的决策过程，您将能更顺利地开展业务。

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什么是 ringi？日本企业文化中的决策系统。

Ringi 是一种程序，用于获得上级或相关部门的许可，以处理仅凭自己的权力无法决定的事项。换句话说，当公司做出决定时，Ringi 就是征得相关各方同意的过程。

在申请批准时，会编写一份文件，说明提案的细节、理由和预算。这份文件被称为 "Ringisho"、"提案草案 "或 "计划草案"。环志可以作为纸质文件分发，也可以通过电子系统处理。无论哪种方式，批准文件在日本公司的决策中都扮演着非常重要的角色。

稟（rin）"字并不常见，但它的意思是 "请愿"。

为什么需要 ringi 和 ringisho？好处和优势说明

日本公司经常利用审批程序和通知来进行决策。那么，为什么日本企业如此重视审批程序呢？主要有两个原因。

减少浪费的会议

首先是可以减少不必要的会议。在日本企业中，做出决定时通常会与所有相关方召开会议，但对于不需要召开会议的事项，可以通过分发通告的方式高效地获得批准。这就减少了会议次数，提高了企业生产率。

用文字表述，使内容更易于理解。

其次，可以通过书面形式澄清内容。仅靠口头交流可能会造成遗漏或误解，而将建议书作为批准文件记录下来，则可以明确建议书的内容和决策过程。此外，由于日本企业的人事变动较多，不熟悉部门业务的主管可能会成为审批人。在这种情况下，通过阅读批准文件可以准确把握提案的内容。

林吉有两个缺点

审批程序具有上述优点，但也存在缺点。

首先，责任很容易变得模糊不清。由于审批文件要经过多个审批人，因此决策过程的最终责任人可能会变得不明确。审批人越多，这种倾向就越明显，因此，出现问题和责任来回推卸，导致组织内部混乱的情况并不少见。

第二，审批过程耗时。由于审批文件要依次分发给有关部门，因此需要很长时间才能获得批准。决策往往会被延误，尤其是在项目复杂或涉及许多部门的情况下。由于无法满足业务发展的速度，这可能导致机会的丧失。

林吉工艺的步骤有哪些？

现在，让我们把审批的一般程序分成两个步骤。

1. 准备一份审批申请并提交给你的直接主管

首先，发出批准申请的人要编写一份批准申请。批准文件详细描述提案的细节、目的、预算和风险。还可将相关文件附在提案之后，以便更清楚地了解提案。

在某些情况下，使用公司指定的格式来准备审批申请，而在其他情况下，则使用部门特定的格式。纸质审批表可能是手写的，也可能是使用 Excel 或其他软件编制的电子表格。最近，越来越多的公司引入了专门用于审批申请的系统，如工作流程系统。

准备好的审批通知首先提交给直接主管。上司检查内容，必要时要求修改。提交人按照主管的指示修改审批申请。获得上司批准后，下一步工作就开始了。

2. 依次分发给所有相关主管，供其批准

审批文件不仅要发给直接上级，还要发给相关部门的负责人。分发的顺序因公司和个案而异，但一般都是按从低级到高级经理的顺序分发。

每个批准人都要检查通函的内容，可以提出问题或要求修改，如果没有问题，就盖上自己的批准章。但是，如果其中一位审批人提出异议，通函就会被退回。退回的通函必须重新修改，并从头开始审批。

如果所有审批人都以这种方式表示同意，审批申请即获得正式批准。批准后的通函为建议的实施提供了依据。

林吉在日本公司使用的主要情况

日本企业使用通函的情况多种多样。下面我们将介绍四种典型情况。

与其他公司签订合同时。

在日本公司，与商业伙伴签订合同通常需要一个决策过程。尤其是在价格昂贵或长期合同的情况下，需要慎重决策。因此，通常的做法是将合同的ドラフト附在通告中，供相关部门审批。

在某些情况下，根据合同细节，可能需要法律或会计部门等专业部门的确认。使用审批系统，您可以高效地获得这些部门的批准。

在日本，当您就自己的工作与其他公司签订合同时，您需要通过审批文件草案获得上司的批准。雇用员工和出差日程安排通常也需要审批文件。

产生费用时

在日本公司，审批也用于支出。例如，当预计支出超出预算时，如购买昂贵设备或组织大型活动，就需要申请批准。

开支批准书将包括开支的目的和性质以及预算的详细情况。还可能附有相关文件，如报价单和建议书。根据这些信息，您的上司或相关部门将判断支出是否适当。

【需要通函审批的主要开支】

外包费用
办公用品和设备
系统实施（如安全、办公 IT）
娱乐和活动

招聘新员工时。

在日本公司，聘用新员工也可能需要获得批准。在许多情况下，特别是在大公司，不仅需要人力资源部门的批准，还需要员工所在部门的批准。

聘用批准书将包含候选人的背景、选拔结果、派任地点、薪资等信息。相关部门经理根据这些信息决定是否聘用该候选人。审批程序使整个公司能够优化人员配置。

要求批准差旅和日程安排时。

在日本公司，当正常的工作安排有变动时，如出差、外出或休假，也会使用审批。这样做是为了管理下属的行动，确保他们不影响工作。

出差或请假审批表将包括日期、目的和差旅费等信息。主管人员会审查这些信息，并在确定对工作的影响后决定是否批准申请。

林吉所（ringi）的用途和写法

下文介绍了审批申请的具体内容和书写方式。批准函的格式因公司而异，但一般包括以下内容

待批案件

在审批通知的开头，应写明审批建议的大纲。例如，简要概括要点，如 "引进 XX 系统"、"与 XX 公司开展业务合作 "等。

在这一部分，应尽量使用通俗易懂的表达方式，以便主管人员和其他相关人员一目了然。应尽量少用专业术语，内容应尽量通俗易懂。

审批程序的目的和原因。

接下来，详细解释批准的目的和原因。要具体说明为什么该项目是必要的，以及它将如何使公司受益。

例如，如果您要引进一个新系统，请用数字说明预期效益，如 "提高运营效率"、"降低成本 "等。如果要建立业务联盟，最好也说明联盟的战略意义，如 "协同效应"、"扩大市场份额 "等。

预算费用是多少？

如果审批项目需要预算，请说明预算金额。预算的细目也应尽可能详细。

例如，在安装系统的情况下，列出每个项目的金额，如 "硬件费用"、"软件费用"、"维护费用 "等。如果是商业合伙，则明确所需资金，如 "投资金额"、"周转资金 "等。

如果附有相应的报价或计算结果，数额会更有说服力。

预期风险和弊端。

审批项目总是存在风险和弊端，同时也有优势。重要的是要事先确定这些风险和不利因素，并在审批文件中予以明确。

例如，如果是系统实施，则列出可能出现的问题，如 "故障排除 "和 "安全问题"。如果是商业联盟，则列出可能存在的弊端，如 "合作伙伴的信贷风险"、"整合工作量 "等。

通过明确风险和弊端，决策者可以更加谨慎地判断项目的利弊。同时，还可以明确出现问题时的责任归属。

所附文件

最后，附上补充批准文件的任何文件。例如，可以考虑以下文件。

报价单和发票
合同和谅解备忘录
计划和时间表
图纸和规格
市场研究数据和统计数据

通过附上这些文件，可以提供有关审批过程的更具体、更详细的信息。

撰写审批申请（ringisho）时的注意事项

最后，有必要总结一下在准备审批申请时应牢记的要点。审批申请是说服上级和其他相关方、促进决策的重要工具。以下几点将帮助你撰写一份容易获得批准的审批申请。

写作时要让不了解你的人也能理解你。

审批通函的读者可能包括对有关问题不熟悉的人。尽量使用通俗易懂的语言，使非专业人员也能理解内容。

例如，避免原封不动地使用信息技术或行业术语。如果绝对有必要使用技术术语，应加以注释或以其他方式加以考虑。缩略语和内部术语也应少用，代之以常用术语。

在选择词语时要考虑到读者，这样才能确保交流顺畅。

确保在涉及钱的问题上没有任何含糊不清之处。

在描述预算和费用时要具体明确。避免含糊不清，尽可能使用数字。

例如，不要写 "约几百万日元 "这样的粗略估计，而要给出一个具体的数额，如 "约 350 万日元"。此外，将节省的成本量化为 "301 TP103T 预计节省的成本"，也比使用 "降低成本 "等抽象表达方式更有效。

同样重要的是，要附上文件来证明金额的合理性。附上报价单、发票、价目表等会更有说服力。

解释和文件应详细具体。

在批准信中要尽可能详细和具体。因为抽象的表述很难传达给读者。

但是，这并不意味着您应该长篇大论。诀窍在于突出重点，简明扼要。使用要点和图表也很有效。

另一种方法是以文件形式附上详细信息。这种方法是在正文中提供概述，而在另一张纸上提供详细信息。这样既能尽量减少正文的篇幅，又能确保传达所有必要的信息。

写下风险和弊端。

审批建议有风险和缺点，也有优点，这是正常的。重要的是要把这些写下来，而不要隐藏起来。

通过明确说明风险，读者可以更仔细地判断项目的利弊。同时，还能明确出现问题时的责任归属。

但是，过分强调风险会适得其反。切记要写出应对风险的措施，以及超过风险的好处。

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摘要

到目前为止，我们已经详细介绍了审批申请和审批文件。虽然审批程序是一种根植于日本企业文化的独特机制，但它在促进业务方面发挥着重要作用。

只要您在日本公司工作，就应该了解审批流程的运作方式，并做出适当的回应。这可能是一个耗时的过程，但要将其视为提高决策质量和确保沟通顺畅的重要步骤。

我们希望通过本文，您能更好地了解审批流程和审批文件。了解日本企业的独特文化是顺利开展业务的第一步。希望您能有效利用审批流程，做出有效决策。