Cómo redactar y utilizar un ringisho: una explicación detallada de cómo toman decisiones las empresas japonesas.
Cuando trabaje en una empresa japonesa, a menudo tendrá que redactar 'ringi' (稟議) y el documento 'ringisho' (稟議書) que se utiliza para ello. Un ringi es un procedimiento para obtener la aprobación de un supervisor o del departamento correspondiente. Es un sistema único de toma de decisiones arraigado en la cultura empresarial japonesa.
Por otro lado, aunque los procesos de aprobación pueden no ser familiares para las empresas extranjeras, es importante conocerlos bien al trabajar en una empresa japonesa.
Este artículo explica en detalle qué son una solicitud de aprobación y una carta de aprobación, las razones por las que son necesarias, las situaciones en las que son necesarias y los puntos clave sobre cómo redactarlas. Al conocer el proceso de toma de decisiones propio de las empresas japonesas, podrá llevar a cabo sus negocios con mayor fluidez.
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¿Qué es el ringi? El sistema de toma de decisiones en la cultura empresarial japonesa.
Un ringi es un procedimiento para obtener el permiso de los superiores o departamentos pertinentes para asuntos que no pueden ser decididos por la propia autoridad. En otras palabras, cuando una empresa toma una decisión, un ringi es el proceso para obtener el acuerdo de las partes implicadas.
Cuando se presenta una solicitud de aprobación, se prepara un documento en el que se exponen los detalles de la propuesta, las razones que la justifican y el presupuesto. Se denomina "ringisho", "proyecto de propuesta" o "proyecto de plan". Un ringisho puede distribuirse como documento en papel o procesarse en un sistema electrónico. En cualquier caso, los documentos de aprobación desempeñan un papel muy importante en la toma de decisiones de las empresas japonesas.
El carácter chino "稟" no se ve a menudo, pero significa "hacer una petición".
¿Por qué necesitamos ringi y ringisho? Beneficios y ventajas
Las empresas japonesas suelen utilizar el proceso de aprobación y los documentos de aprobación para la toma de decisiones. Entonces, ¿por qué las empresas japonesas dan tanta importancia al proceso de aprobación? Hay dos razones principales.
Reducir las reuniones inútiles
La primera es que se pueden reducir las reuniones innecesarias. En las empresas japonesas, a menudo se celebran reuniones con todas las partes pertinentes cuando se toman decisiones, pero para los asuntos que no requieren una reunión, la aprobación puede obtenerse eficazmente mediante la difusión de una circular para su aprobación. Esto reduce el número de reuniones y aumenta la productividad empresarial.
Poner el contenido por escrito para facilitar su comprensión.
En segundo lugar, el contenido puede aclararse poniéndolo por escrito. Mientras que la comunicación verbal por sí sola puede dar lugar a omisiones o malentendidos, documentar la propuesta como documento de aprobación aclara el contenido de la propuesta y el proceso de toma de decisiones. Además, como en las empresas japonesas hay muchos cambios de personal, los supervisores que no están familiarizados con las operaciones del departamento pueden convertirse en aprobadores. En tales casos, es posible captar con precisión el contenido de la propuesta leyendo el documento de aprobación.
El ringi tiene dos desventajas
Aunque el proceso de homologación presenta las ventajas mencionadas, también tiene desventajas.
La primera es que la responsabilidad puede volverse fácilmente ambigua. A medida que los documentos de aprobación pasan por varios aprobadores, puede no quedar claro quién es el responsable último del proceso de toma de decisiones. Esta tendencia se acentúa cuanto mayor es el número de aprobadores y, en consecuencia, no es raro que surjan problemas y que la responsabilidad vaya de un lado a otro, lo que genera confusión dentro de la organización.
En segundo lugar, el proceso de aprobación lleva mucho tiempo. Dado que los documentos de aprobación se distribuyen por turnos a los departamentos implicados, puede llevar mucho tiempo obtener la aprobación. La toma de decisiones tiende a retrasarse, sobre todo cuando hay proyectos complejos o muchos departamentos implicados. Esto puede llevar a la pérdida de oportunidades porque no se puede cumplir con la velocidad de los negocios.
¿Cuáles son las etapas del proceso ringi, explicadas en dos pasos?
Vamos a dividir el procedimiento general de aprobación en dos pasos.
1. preparar una solicitud de aprobación y presentarla a su superior inmediato
En primer lugar, la persona que emite la solicitud de aprobación prepara una solicitud de aprobación. El documento de aprobación describe detalladamente los pormenores de la propuesta, su finalidad, presupuesto y riesgos. También pueden adjuntarse a la propuesta los documentos pertinentes para ofrecer una imagen más clara de la misma.
En algunos casos, se utiliza un formato designado por la empresa para preparar la solicitud de aprobación, mientras que en otros casos se utiliza un formato específico del departamento. Los formularios de aprobación en papel pueden estar escritos a mano, o pueden prepararse electrónicamente utilizando Excel u otro programa informático. Recientemente, cada vez más empresas han introducido sistemas dedicados a las solicitudes de aprobación, como los sistemas de flujo de trabajo.
La circular preparada para su aprobación se presenta primero al supervisor inmediato. El supervisor comprueba el contenido y solicita modificaciones si es necesario. El remitente sigue las instrucciones del supervisor y revisa la solicitud de aprobación. Una vez obtenida la aprobación del supervisor, se procede al siguiente paso.
2. distribuirlo a su vez a todos los supervisores pertinentes para su aprobación
Los documentos de aprobación se distribuyen no sólo a los superiores inmediatos, sino también a los jefes de los departamentos pertinentes. El orden en que se distribuyen varía de una empresa a otra y de un caso a otro, pero en general se distribuyen por orden del directivo de rango inferior al superior.
Cada aprobador comprueba el contenido de la circular, puede hacer preguntas o solicitar modificaciones y, si no hay problemas, la sella con su sello de aprobación. Sin embargo, si uno de los aprobadores se opone, la circular se devuelve. La circular devuelta debe modificarse de nuevo y aprobarse desde el principio.
Si todos los aprobadores dan su visto bueno de este modo, la solicitud de aprobación queda oficialmente aprobada. La circular aprobada constituye la base para la aplicación de la propuesta.
Principales situaciones en las que se utiliza el ringi en las empresas japonesas
Existe una amplia gama de situaciones en las que se utilizan circulares en las empresas japonesas. Aquí veremos cuatro casos típicos.
Al firmar contratos con otras empresas.
En las empresas japonesas, a menudo es necesario un proceso de toma de decisiones para celebrar contratos con socios comerciales. Se requiere una toma de decisiones cuidadosa, especialmente en el caso de contratos caros o a largo plazo. Por ello, es práctica común adjuntar el ドラフト del contrato a la circular para su aprobación y obtener el visto bueno del departamento correspondiente.
En algunos casos, dependiendo de los detalles del contrato, puede ser necesaria la confirmación de departamentos especializados, como el jurídico o el contable. Utilizando el sistema de aprobación, podrá obtener eficazmente la aprobación de estos departamentos.
En Japón, cuando firma un contrato de trabajo con otra empresa, debe obtener la aprobación de su superior mediante un borrador de documento de aprobación. Los documentos de aprobación también suelen ser necesarios para la contratación de empleados y la programación de viajes de negocios.
Cuando se incurre en gastos
En las empresas japonesas, la aprobación también se utiliza para los gastos. Por ejemplo, se requiere una solicitud de aprobación cuando se prevé que el gasto superará el presupuesto, como en el caso de la compra de equipos caros o la organización de eventos a gran escala.
La carta de aprobación de los gastos incluirá el objeto y la naturaleza del gasto y los detalles del presupuesto. También puede ir acompañada de los documentos pertinentes, como presupuestos y propuestas. Basándose en esta información, su supervisor o el departamento correspondiente juzgará la idoneidad del gasto.
[Principales gastos para los que se requiere un formulario de aprobación.
- gastos de externalización
- Material y equipos de oficina
- Implantación de sistemas (por ejemplo, seguridad, ofimática)
- Entretenimiento y eventos
A la hora de contratar nuevos empleados.
En las empresas japonesas, la contratación de nuevos empleados también puede estar sujeta a aprobación. En muchos casos, sobre todo en las grandes empresas, se requiere la aprobación no solo del departamento de recursos humanos, sino también del departamento al que está asignado el empleado.
La carta de aprobación para el empleo contendrá información sobre los antecedentes del candidato, los resultados de la selección, el lugar de destino, el salario, etc. Los responsables de los departamentos pertinentes utilizan esta información para decidir si contratan o no al candidato. El proceso de aprobación permite a la empresa en su conjunto optimizar la asignación de personal.
A la hora de obtener la aprobación de los viajes y la programación.
En las empresas japonesas, la aprobación también se utiliza cuando hay cambios en el horario normal de trabajo, como viajes de negocios, salidas o vacaciones. Esto se hace para gestionar las acciones de los subordinados y garantizar que no interfieran en el trabajo.
El formulario de aprobación de un viaje de negocios o de una excedencia incluirá información como las fechas, el propósito y los gastos de viaje. Los supervisores revisan esta información y deciden si aprueban o desaprueban la solicitud tras determinar el impacto en el trabajo.
Para qué sirve un ringisho (ringi) y cómo se escribe
A continuación se describen el contenido específico y el estilo de redacción de una solicitud de aprobación. El formato de la carta de aprobación varía de una empresa a otra, pero suele incluir los siguientes elementos
casos por aprobar
Al principio de la solicitud de aprobación, debe escribirse el esquema de la propuesta que se quiere aprobar. Por ejemplo, resuma brevemente los puntos principales, por ejemplo: "Introducción de XX sistema", "Cooperación empresarial con XX empresa", etc.
En esta sección, procure utilizar expresiones fáciles de entender para que los supervisores y demás personal pertinente puedan comprender el contenido de un vistazo. El uso de jerga debe reducirse al mínimo y el contenido debe redactarse en un lenguaje lo más sencillo posible.
Finalidad y motivos del proceso de aprobación.
A continuación, explique detalladamente la finalidad y el motivo de la aprobación. Especifique por qué el proyecto es necesario y cómo beneficiará a la empresa.
Por ejemplo, si va a introducir un nuevo sistema, explique los beneficios esperados con cifras, como "mejora de la eficacia operativa", "reducción de costes", etc. Si va a establecer una alianza comercial, también es aconsejable indicar la importancia estratégica de la alianza, por ejemplo, "efectos de sinergia", "ampliación de la cuota de mercado", etc.
¿Cuánto costará el presupuesto?
Si se requiere un presupuesto para el proyecto de aprobación, indique el importe. El desglose del presupuesto también debe ser lo más detallado posible.
Por ejemplo, en el caso de la instalación de un sistema, se indica la cantidad de dinero de cada partida, por ejemplo, "costes de hardware", "costes de software", "costes de mantenimiento", etc. En el caso de una asociación empresarial, se aclaran los fondos necesarios, por ejemplo, "importe de la inversión", "capital circulante", etc.
Las cantidades pueden ser más convincentes si van acompañadas de citas o cálculos justificativos.
Riesgos e inconvenientes previstos.
El proyecto de homologación siempre conlleva riesgos y desventajas, además de ventajas. Es importante identificarlos de antemano y especificarlos en el documento de homologación.
Por ejemplo, si se trata de la implantación de un sistema, enumera los posibles problemas, como "resolución de problemas" y "cuestiones de seguridad". En el caso de alianzas empresariales, se enumeran los posibles inconvenientes, como "riesgo de crédito del socio", "carga de trabajo de la integración", etc.
Al aclarar los riesgos y desventajas, los responsables de la toma de decisiones podrán juzgar con más detenimiento los pros y los contras de un proyecto. También aclarará dónde recae la responsabilidad en caso de problemas.
documentos adjuntos
Por último, adjunte cualquier documento que complemente el documento de aprobación. Por ejemplo, podrían considerarse los siguientes documentos.
- Presupuestos y facturas
- Contratos y memorandos de acuerdo
- Planes y horarios
- Planos y especificaciones
- Datos de estudios de mercado y datos estadísticos
Adjuntando estos documentos, es posible dar información más específica y detallada sobre el proceso de aprobación.
Puntos a tener en cuenta al redactar una solicitud de aprobación (ringisho)
Por último, es importante resumir los puntos clave que hay que tener en cuenta a la hora de preparar una solicitud de aprobación. Una solicitud de aprobación es una herramienta importante para persuadir a los superiores y otras partes interesadas y facilitar la toma de decisiones. Los siguientes puntos le ayudarán a crear una solicitud de aprobación que sea fácil de obtener.
Escribe para que te entiendan quienes no te conocen.
Entre los lectores de una circular para aprobación puede haber personas que no estén familiarizadas con el asunto. Utilice un lenguaje sencillo en la medida de lo posible para que incluso los no especialistas puedan entender el contenido.
Por ejemplo, evite utilizar la terminología informática o industrial tal cual. Si es absolutamente necesario utilizar jerga técnica, debe anotarse o considerarse de otro modo. Las abreviaturas y términos internos también deben utilizarse con moderación y sustituirse por términos comunes.
Elegir las palabras pensando en el lector garantiza una comunicación fluida.
Asegúrese de que no haya ambigüedad en lo que respecta al dinero.
Sea específico y claro en su descripción de presupuestos y costes. Evite la ambigüedad y utilice cifras siempre que sea posible.
Por ejemplo, en lugar de escribir una estimación aproximada, como "alrededor de varios millones de yenes", indique una cantidad concreta, como "aproximadamente 3,5 millones de yenes". También es más eficaz cuantificar el ahorro de costes expresándolo como "ahorro de costes previsto de 301 TP30T", en lugar de utilizar expresiones abstractas como "reducir costes".
También es importante adjuntar documentación que justifique el importe. Adjuntar presupuestos, facturas, listas de precios, etc. lo hará más convincente.
Las explicaciones y los documentos deben ser detallados y específicos.
Sea lo más detallado y específico posible en su carta de aprobación. Esto se debe a que las expresiones abstractas son difíciles de transmitir al lector.
Sin embargo, esto no significa que deba escribir largo y tendido. El truco está en centrarse en los puntos principales y ser conciso. Las viñetas y el uso de gráficos y diagramas también pueden ser eficaces.
Otra opción es adjuntar la información detallada como documento. Se trata de un método en el que el texto principal ofrece una visión de conjunto y la información detallada se da en una hoja aparte. De este modo se reduce al mínimo el volumen del texto principal, al tiempo que se garantiza la transmisión de toda la información necesaria.
Escribe los riesgos y los inconvenientes.
Es normal que los casos de aprobación tengan riesgos e inconvenientes, además de ventajas. Es importante anotarlos sin ocultarlos.
Al exponer claramente los riesgos, el lector puede juzgar con más cuidado los pros y los contras de un proyecto. También deja claro dónde recae la responsabilidad en caso de problema.
Sin embargo, insistir demasiado en los riesgos es contraproducente. Recuerde escribir sobre las medidas para contrarrestar los riesgos, así como sobre los beneficios que compensan los riesgos.
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resumen
Hasta ahora, hemos explicado en detalle las solicitudes de aprobación y los documentos de aprobación. Aunque el proceso de aprobación es un mecanismo único profundamente arraigado en la cultura empresarial japonesa, desempeña un papel importante a la hora de facilitar los negocios.
Mientras trabaje en una empresa japonesa, se espera que entienda cómo funciona el proceso de aprobación y responda adecuadamente. Puede ser un proceso largo, pero considéralo un paso importante para mejorar la calidad de la toma de decisiones y garantizar una comunicación fluida.
Esperamos que este artículo le ayude a comprender mejor el proceso y los documentos de aprobación. Comprender la singular cultura de las empresas japonesas es el primer paso hacia un negocio fluido. Esperamos que haga un uso eficaz del proceso de aprobación y tome decisiones efectivas.
