Como escrever e usar um ringisho - uma explicação detalhada de como as empresas japonesas tomam decisões.
Ao trabalhar em uma empresa japonesa, você frequentemente terá que escrever "ringi" (稟議) e o documento "ringisho" (稟議書) usado para esse fim. Um ringi é um procedimento para obter aprovação de um supervisor ou departamento relevante. É um sistema exclusivo de tomada de decisões arraigado na cultura corporativa japonesa.
Por outro lado, embora os processos de aprovação possam não ser familiares às empresas estrangeiras, é importante ter um bom entendimento dos processos de aprovação ao trabalhar em uma empresa japonesa.
Este artigo explica detalhadamente o que são uma solicitação de aprovação e uma carta de aprovação, os motivos pelos quais são necessárias, as situações em que são necessárias e os pontos-chave de como redigi-las. Ao aprender sobre o processo de tomada de decisão exclusivo das empresas japonesas, você poderá conduzir os negócios com mais tranquilidade.
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O que é ringi? Sistema de tomada de decisões na cultura corporativa japonesa.
Um ringi é um procedimento para obter permissão de superiores ou departamentos relevantes para assuntos que não podem ser decididos apenas por sua própria autoridade. Em outras palavras, quando uma empresa toma uma decisão, um ringi é o processo de obter a concordância das partes envolvidas.
Quando uma solicitação de aprovação é feita, um documento é preparado informando os detalhes da proposta, as razões para ela e o orçamento. Esse documento é chamado de "ringisho", "proposta preliminar" ou "plano preliminar". Um ringisho pode ser distribuído como um documento impresso ou pode ser processado em um sistema eletrônico. De qualquer forma, os documentos de aprovação desempenham um papel muito importante na tomada de decisões nas empresas japonesas.
O caractere chinês "稟 (rin)" não é visto com frequência, mas significa "fazer uma petição".
Por que precisamos do ringi e do ringisho? Benefícios e vantagens explicados
As empresas japonesas costumam usar o processo de aprovação e os documentos de aprovação para a tomada de decisões. Então, por que as empresas japonesas dão tanta importância ao processo de aprovação? Há dois motivos principais.
Reduzir o desperdício de reuniões
A primeira é que as reuniões desnecessárias podem ser reduzidas. Nas empresas japonesas, geralmente são realizadas reuniões com todas as partes relevantes quando são tomadas decisões, mas para assuntos que não exigem uma reunião, a aprovação pode ser obtida de forma eficiente por meio da circulação de uma circular para aprovação. Isso reduz o número de reuniões e aumenta a produtividade dos negócios.
Colocá-lo por escrito para facilitar a compreensão do conteúdo.
Em segundo lugar, o conteúdo pode ser esclarecido se for registrado por escrito. Embora a comunicação verbal por si só possa resultar em omissões ou mal-entendidos, documentar a proposta como um documento de aprovação esclarece o conteúdo da proposta e o processo de tomada de decisão. Além disso, como há muitas mudanças de pessoal nas empresas japonesas, os supervisores que não estão familiarizados com as operações do departamento podem se tornar aprovadores. Nesses casos, é possível compreender com precisão o conteúdo da proposta lendo o documento de aprovação.
Há duas desvantagens do ringi
Embora as vantagens acima estejam presentes no processo de aprovação, também há desvantagens.
A primeira é que a responsabilidade pode facilmente se tornar ambígua. Como os documentos de aprovação passam por vários aprovadores, pode não ficar claro quem é o responsável final pelo processo de tomada de decisão. Essa tendência se torna particularmente acentuada quanto maior for o número de aprovadores e, como resultado, não é incomum que surjam problemas e que a responsabilidade seja transferida de um lado para o outro, gerando confusão dentro da organização.
Em segundo lugar, o processo de aprovação é demorado. Como os documentos de aprovação são distribuídos sucessivamente aos departamentos envolvidos, pode levar muito tempo para obter a aprovação. A tomada de decisões tende a ser atrasada, especialmente quando há projetos complexos ou muitos departamentos envolvidos. Isso pode levar à perda de oportunidades porque a velocidade dos negócios não pode ser atendida.
Quais são as etapas do processo de ringi, explicadas em duas etapas?
Vamos agora dividir o procedimento geral de aprovação em duas etapas.
1. preparar uma solicitação de aprovação e enviá-la ao seu supervisor imediato
Primeiro, a pessoa que está emitindo a solicitação de aprovação prepara uma solicitação de aprovação. O documento de aprovação descreve detalhadamente os detalhes da proposta, seu objetivo, orçamento e riscos. Documentos relevantes também podem ser anexados à proposta para dar uma visão mais clara da proposta.
Em alguns casos, um formato designado pela empresa é usado para preparar a solicitação de aprovação, enquanto em outros casos é usado o formato do próprio departamento. Os formulários de aprovação em papel podem ser escritos à mão ou podem ser preparados eletronicamente usando o Excel ou outro software. Recentemente, um número cada vez maior de empresas introduziu sistemas dedicados às solicitações de aprovação, como os sistemas de fluxo de trabalho.
A circular preparada para aprovação é primeiramente enviada ao supervisor imediato. O supervisor verifica o conteúdo e solicita alterações, se necessário. O remetente segue as instruções do supervisor e revisa a solicitação de aprovação. Uma vez obtida a aprovação do supervisor, a próxima etapa é prosseguir.
2. distribuí-lo, por sua vez, a todos os supervisores relevantes para sua aprovação
Os documentos de aprovação são distribuídos não apenas para os superiores imediatos, mas também para os chefes dos departamentos relevantes. A ordem em que são distribuídos varia de empresa para empresa e de caso para caso, mas, em geral, são distribuídos na ordem do gerente de nível inferior para o de nível superior.
Cada aprovador verifica o conteúdo da circular, pode fazer perguntas ou solicitar alterações e, se não houver problemas, carimba-a com seu selo de aprovação. No entanto, se um dos aprovadores fizer objeções, a circular será devolvida. A circular devolvida deve ser corrigida novamente e aprovada desde o início.
Se todos os aprovadores derem sua aprovação dessa forma, a solicitação de aprovação é oficialmente aprovada. A circular aprovada fornece a base para a implementação da proposta.
Principais situações em que o ringi é usado nas empresas japonesas
Há uma grande variedade de situações em que as circulares são usadas nas empresas japonesas. A seguir, examinaremos quatro casos típicos.
Ao assinar contratos com outras empresas.
Nas empresas japonesas, muitas vezes é necessário um processo de tomada de decisão para fechar contratos com parceiros comerciais. É necessária uma tomada de decisão cuidadosa, especialmente no caso de contratos caros ou de longo prazo. Portanto, é prática comum anexar o ドラフト do contrato à circular para aprovação e obter a aprovação do departamento relevante.
Em alguns casos, dependendo dos detalhes do contrato, pode ser necessária a confirmação de departamentos especializados, como o departamento jurídico ou contábil. Usando o sistema de aprovação, você poderá obter com eficiência a aprovação desses departamentos.
No Japão, quando você assina um contrato com outra empresa para seu próprio trabalho, é necessário obter a aprovação do seu supervisor por meio de um documento de aprovação preliminar. Os documentos de aprovação também são normalmente exigidos para a contratação de funcionários e programações de viagens de negócios.
Quando as despesas são incorridas
Nas empresas japonesas, a aprovação também é usada para despesas. Por exemplo, uma solicitação de aprovação é necessária quando se espera que as despesas excedam o orçamento, como na compra de equipamentos caros ou na organização de eventos de grande porte.
A carta de aprovação de despesas incluirá o objetivo e a natureza da despesa e os detalhes do orçamento. Ela também pode ser acompanhada de documentos relevantes, como cotações e propostas. Com base nessas informações, seu supervisor ou o departamento relevante julgará a adequação da despesa.
【 Principais despesas que exigem uma circular para aprovação 】
- despesas de terceirização
- Materiais e equipamentos de escritório
- Implementação do sistema (por exemplo, segurança, TI do escritório)
- Entretenimento e eventos
Ao recrutar novos funcionários.
Nas empresas japonesas, a contratação de novos funcionários também pode estar sujeita à aprovação. Em muitos casos, especialmente em grandes empresas, a aprovação é exigida não apenas do departamento de recursos humanos, mas também do departamento para o qual o funcionário foi designado.
A carta de aprovação para contratação conterá informações sobre o histórico do candidato, os resultados da seleção, o local de trabalho, o salário etc. Os gerentes de departamento relevantes usam essas informações para tomar uma decisão sobre a contratação ou não do candidato. O processo de aprovação permite que a empresa como um todo otimize a alocação de pessoal.
Ao buscar aprovação para viagens e agendamentos.
Nas empresas japonesas, a aprovação também é usada quando há mudanças no cronograma normal de trabalho, como viagens de negócios, passeios ou feriados. Isso é feito para gerenciar as ações dos subordinados e garantir que elas não interfiram no trabalho.
O formulário de aprovação de uma viagem de negócios ou licença incluirá informações como datas, finalidade e despesas de viagem. Os supervisores analisam essas informações e decidem se aprovam ou não a solicitação após determinar o impacto no trabalho.
Para que serve um ringisho (ringi) e como escrevê-lo
A seção a seguir descreve o conteúdo específico e o estilo de redação de uma solicitação de aprovação. O formato da carta de aprovação varia de empresa para empresa, mas geralmente inclui os seguintes itens
casos a serem aprovados
No início da circular para aprovação, o esboço da proposta a ser aprovada deve ser escrito. Por exemplo, resuma brevemente os pontos principais, como "Introdução do sistema XX", "Cooperação comercial com a empresa XX" etc.
Nesta seção, tente usar expressões fáceis de entender para que os supervisores e outros funcionários relevantes possam compreender o conteúdo rapidamente. O uso de jargões deve ser reduzido ao mínimo, e o conteúdo deve ser escrito em uma linguagem o mais simples possível.
Objetivo e razões para o processo de aprovação.
Em seguida, explique detalhadamente a finalidade e o motivo da aprovação. Seja específico sobre por que o projeto é necessário e como ele beneficiará a empresa.
Por exemplo, se estiver introduzindo um novo sistema, explique os benefícios esperados com números, por exemplo, "maior eficiência operacional", "redução de custos" etc. Se estiver firmando uma aliança comercial, também é aconselhável declarar a importância estratégica da aliança, por exemplo, "efeitos de sinergia", "expansão da participação no mercado" etc.
Quanto custará o orçamento?
Se for necessário um orçamento para o projeto de aprovação, informe o valor. O detalhamento do orçamento também deve ser o mais detalhado possível.
Por exemplo, no caso de uma instalação de sistema, o valor de cada item é mostrado, por exemplo, "custos de hardware", "custos de software", "custos de manutenção" etc. No caso de uma parceria comercial, os fundos necessários são esclarecidos, por exemplo, "valor do investimento", "capital de giro" etc.
Os valores podem ser mais convincentes se forem acompanhados de cotações ou cálculos de apoio.
Riscos e desvantagens previstos.
Sempre há riscos e desvantagens, bem como vantagens no projeto de aprovação. É importante identificá-los com antecedência e especificá-los no documento de aprovação.
Por exemplo, se for um caso de implementação de sistema, liste os possíveis problemas, como "solução de problemas" e "questões de segurança". No caso de alianças comerciais, as possíveis desvantagens são listadas, como "risco de crédito do parceiro", "carga de trabalho de integração" etc.
Ao esclarecer os riscos e as desvantagens, os tomadores de decisão podem avaliar os prós e os contras de um projeto com mais cuidado. Isso também esclarecerá onde está a responsabilidade em caso de problemas.
documentos anexos
Por fim, anexe todos os documentos que complementem o documento de aprovação. Por exemplo, os seguintes documentos podem ser considerados.
- Cotações e faturas
- Contratos e memorandos de entendimento
- Planos e cronogramas
- Desenhos e especificações
- Dados de pesquisa de mercado e dados estatísticos
Ao anexar esses documentos, é possível fornecer informações mais específicas e detalhadas sobre o processo de aprovação.
Pontos a serem considerados ao escrever uma solicitação de aprovação (ringisho)
Por fim, é importante resumir os principais pontos que devem ser levados em conta ao preparar uma solicitação de aprovação. Uma solicitação de aprovação é uma ferramenta importante para persuadir os superiores e outras partes relevantes e facilitar a tomada de decisões. Os pontos a seguir o ajudarão a criar uma solicitação de aprovação que seja fácil de ser aprovada.
Escreva para que as pessoas que não o conhecem possam entendê-lo.
Os leitores de uma circular para aprovação podem incluir pessoas que não estão familiarizadas com o assunto. Use linguagem clara o máximo possível para que até mesmo os não especialistas possam entender o conteúdo.
Por exemplo, evite usar a terminologia de TI ou do setor como está. Se for absolutamente necessário usar o jargão técnico, ele deve ser anotado ou considerado de outra forma. Abreviações e termos internos também devem ser usados com parcimônia e substituídos por termos comuns.
A escolha de palavras com o leitor em mente garantirá uma comunicação tranquila.
Certifique-se de que não haja ambiguidade no que se refere a dinheiro.
Seja específico e claro em sua descrição de orçamentos e custos. Evite ambiguidades e use números sempre que possível.
Por exemplo, em vez de escrever uma estimativa aproximada, como "cerca de vários milhões de ienes", forneça um valor específico, como "aproximadamente 3,5 milhões de ienes". Também é mais eficaz quantificar a economia de custos, quantificando-a como "economia de custos esperada de 301 TP30T", em vez de usar expressões abstratas como "reduzir custos".
Também é importante anexar documentação para justificar o valor. Anexar cotações, faturas, listas de preços etc. tornará o pedido mais convincente.
As explicações e os documentos devem ser detalhados e específicos.
Seja o mais detalhado e específico possível em sua carta de aprovação. Isso se deve ao fato de que expressões abstratas são difíceis de transmitir ao leitor.
No entanto, isso não significa que você deva escrever de forma extensa. O truque é concentrar-se nos pontos principais e mantê-lo conciso. Os marcadores e o uso de gráficos e diagramas também podem ser eficazes.
Outra opção é anexar informações detalhadas como um documento. Esse é um método em que o texto principal apresenta uma visão geral e as informações detalhadas são fornecidas em uma folha separada. Isso reduz ao mínimo o volume do texto principal e, ao mesmo tempo, garante que todas as informações necessárias sejam transmitidas.
Anote os riscos e as desvantagens.
É normal que uma proposta de aprovação tenha riscos e desvantagens, além de vantagens. É importante anotar esses aspectos sem ocultá-los.
Ao declarar claramente os riscos, o leitor pode julgar com mais cuidado os prós e os contras de um projeto. Isso também deixa claro onde está a responsabilidade no caso de um problema.
Entretanto, enfatizar demais os riscos é contraproducente. Lembre-se de escrever sobre as contramedidas para os riscos, bem como sobre os benefícios que superam os riscos.
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resumo
Até agora, explicamos detalhadamente sobre solicitações de aprovação e documentos de aprovação. Embora o processo de aprovação seja um mecanismo exclusivo profundamente enraizado na cultura corporativa japonesa, ele desempenha um papel importante na facilitação dos negócios.
Enquanto trabalhar em uma empresa japonesa, espera-se que você entenda como funciona o processo de aprovação e responda adequadamente. Pode ser um processo demorado, mas considere-o uma etapa importante para melhorar a qualidade da tomada de decisões e garantir uma comunicação tranquila.
Esperamos que, por meio deste artigo, você tenha uma melhor compreensão do processo de aprovação e dos documentos de aprovação. Entender a cultura única das empresas japonesas é o primeiro passo para um negócio tranquilo. Esperamos que você faça uso efetivo do processo de aprovação e tome decisões eficazes.
