일본에서 일하고 있음을 증명하는 재직증명서란? 받는 방법과 필요한 시기 등을 자세히 설명

업데이트 날짜 2024/03/25

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외국인이 일본에서 직장을 옮기거나 재류자격을 변경할 때 '재직증명서'라는 서류를 제출하는 것이

그래서 이번 기사에서는 일본에서 일하는 외국인에게 필수적인 재직증명서에 대해 그 내용, 취득 방법, 주의점 등을 자세히 설명한다.

재직증명서는 당신이 일본 회사에서 제대로 일하고 있다는 것을 증명하는 중요한 서류입니다. 원활한 이직 활동이나 재류자격 변경을 원활하게 진행하기 위해서라도 이 글을 참고하여 재류증명서에 대한 올바른 지식을 습득해 두시기 바랍니다.

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재직증명서란?

재직증명서(영어로는 Certificate of Employment)란?제3자(다른 회사, 관공서 등)에게 현재 근무 중이거나 과거에 근무했음을 증명할 수 있는 공식적인 문서입니다. '재직증명서', '고용증명서' 등으로 불리기도 하지만, 모두 같은 의미이며 법적인 차이는 없습니다. 재직증명서에는 당신의 이름과 주소, 회사명, 고용형태, 업무내용 등이 기재되어 있으며, 당신이 회사에서 제대로 근무하고 있다는 것을 제3자에게 증명하는 역할을 합니다. 특히 외국인의 경우 재류자격 변경이나 갱신 시 출입국관리국에서 재직증명서를 제출하도록 요구하는 경우가 많다.

'취업자격증명서'와의 차이점

재류자격증명서와 비슷한 서류로 '취업자격증명서(영어로는 Certificate of Qualification for Employment)라는 것도 있습니다. 취업자격증명서는 당신이 적절한 재류자격을 가지고 있고, 그 재류자격으로 일본 기업에서 일하는 것이 법적으로 인정된다는 것을 증명하는 서류입니다. 즉, 재직증명서가 '실제로 일하고 있는지 여부'를 증명하는 반면, 취로자격증명서는 '일할 자격이 있는지 여부'를 증명하는 서류라고 할 수 있습니다. 취로자격증명서는 출입국재류관리국에서 발행하는 공식적인 문서로, 회사에서 발행하는 재직증명서와 다릅니다.

'퇴직증명서'와의 차이점

퇴직증명서는 재직증명서와 달리 회사를 퇴사한 후에만 발급되는 서류로, 과거에 회사에서 근무했음을 증명하는 서류이다. 퇴직증명서에는 재직증명서와 동일한 정보(이름, 주소, 고용형태 등)와 더불어 퇴직일, 퇴직사유 등이 기재된다. 다만, 퇴직증명서의 기재 내용은 재직증명서와 거의 동일하기 때문에 상황에 따라 재직증명서 대신 퇴직증명서를 사용할 수 있는 경우도 있다.

참고:취업자격증명서(출입국관리청)

일본에서 재직증명서를 발급받는 방법

재직증명서를 발급받는 방법은 정규직/아르바이트, 파견직, 자영업/프리랜서의 경우에 따라 다르다. 아래에서 각각의 경우에 대해 자세히 설명하겠습니다.

정직원 및 아르바이트는 회사의 '인사부' 또는 '총무부'에 의뢰한다.

정규직이나 아르바이트로 일하는 경우, 재직증명서는 근무하는 회사에 요청하면 발급받을 수 있다. 대부분의 회사에서는 인사부나 총무부에서 재직증명서 발급을 담당하고 있다. 먼저 소속 부서의 상사나 인사 담당자와 상담하여 재직증명서가 필요한 이유와 제출처, 희망 수령일 등을 알려주자. 기업 규모가 작아 인사부나 총무부가 없는 경우, 총무 관련 업무를 담당하는 직원이나 경영자에게 직접 요청하는 것이 일반적이다. 재직증명서 발급은 보통 1~2주 정도 소요되므로 여유를 가지고 요청하는 것이 좋다.

파견사원은 '파견업체'에 의뢰한다.

파견직으로 일하는 경우 주의가 필요합니다. 파견처 회사가 아닌, 당신과 고용 계약을 맺은 파견처 회사에 재직증명서 발급을 요청해야 합니다. 파견처 회사는 당신의 직접적인 고용주가 아니기 때문에 재직증명서를 발급할 의무가 없습니다. 파견회사에 요청할 때는 파견처에서의 근무 상황(근무일수, 근무시간, 직종 등)을 정확하게 알려주는 것이 중요하며, 파견회사는 파견처에서 제공한 정보를 바탕으로 재직증명서를 작성합니다.

자영업, 프리랜서의 경우 스스로 대응한다.

자영업이나 프리랜서로 일하는 경우, 안타깝게도 회사에서 발급하는 재직증명서를 발급받을 수 없습니다. 하지만 그런 상황에서도 재직증명서 제출을 요구받는 경우가 있습니다. 이럴 때는 본인이 직접 '00으로 자영업을 하고 있다', '00으로 프리랜서로 일하고 있다'는 내용의 증명서를 작성하고, 확정신고서나 사업소득 영수증 등 자영업이나 프리랜서로 일하고 있다는 것을 증명할 수 있는 자료를 첨부하는 것이 일반적인 대응 방법입니다. 제출처 기관에 따라 이 방법으로 대체할 수 없는 경우도 있으므로 사전에 잘 확인하는 것이 중요하다.

일본 재직증명서에는 어떤 내용이 적혀있나요?

재직증명서에 기재되는 주요 내용은 다음과 같습니다. 단, 인증서 사용 목적에 따라 필요한 항목이 다르므로 아래의 모든 정보가 반드시 기재되는 것은 아닙니다.

【 일본 재직증명서에 기재되는 주요 내용 】

성명(한자 및 로마자 표기)
생년월일
현주소
성별
국적
재류카드 번호
취업처 회사명
회사 위치
회사 연락처(전화번호, 이메일 주소 등)
입사일
현재 고용형태(정규직, 계약직, 아르바이트 등)
직종 및 담당 업무 내용
근무처 부서명
직책명
고용기간(계약직의 경우)
주당 근무일수 및 근무시간
연소득 또는 월수입
사회보험 가입 현황
인증서 발급일
인증서 사용 목적
회사 대표자 도장 또는 회사 도장

위의 항목은 일반적인 재직증명서에 기재되는 내용이지만, 외국인의 경우 특히 재류카드 번호, 국적, 로마자 표기 이름 등 일본인의 재직증명서에는 일반적으로 기재되지 않는 정보가 요구되는 경우가 있습니다.

재직증명서의 기재 내용은 제출하는 기관이나 사용 목적에 따라 달라집니다. 예를 들어, 이직처에 제출하는 경우에는 직무내용, 고용형태, 근무시간 등이 중요하지만, 출입국관리국에 제출하는 경우에는 체류카드 번호, 고용기간 등 체류자격과 관련된 정보가 더 중요하게 고려됩니다.

재직증명서 발급을 요청할 때는 제출처와 사용 목적을 잘 확인하고 필요한 정보를 빠짐없이 기재하도록 하는 것이 중요하다. 또한, 기재된 내용에 오류가 없는지 반드시 확인해야 한다.

참고:재직증명서란｜필요한 상황과 작성법, 발급 절차 및 회사에 의뢰할 때 주의할 점까지

일본에서 재직증명서가 필요할 때는?

재직증명서는 다양한 상황에서 필요한 중요한 서류입니다. 특히 외국인에게 재직증명서는 일본에서의 생활이나 업무와 관련된 많은 절차에서 요구되는 서류입니다. 다음은 대표적인 몇 가지 사례를 소개합니다.

1. 이직할 때

이직할 회사에 지원할 때, 지원 서류의 일부로 재직증명서를 제출하라는 요청을 받을 수 있습니다. 이는 현재 근무하고 있는 (또는 이전에 근무했던) 회사의 고용 상태를 확인하기 위함입니다. 재직증명서는 이력서에 기재된 경력의 진실성을 뒷받침하는 역할을 합니다. 그러나 모든 기업이 재직증명서를 제출하도록 요구하는 것은 아닙니다.

또한, 이직이 결정되어 새로운 직장에서 고용 계약을 체결하기 전이나 계약의 일환으로 과거 근무 상황을 확인하기 위해 재직 증명서를 제출해야 할 수도 있습니다. 또한, 비자 신청이나 거주 허가 갱신 등 이민국이나 다른 정부 기관에 제출할 때 재직 증명서를 제출해야 하는 경우도 있다.

2. 재류자격 변경・갱신 수속을 할 때

일본에 거주하는 외국인이 재류자격 변경이나 갱신 수속을 할 때는 반드시 재직증명서를 제출해야 합니다. 이것은 당신이 일본에서 일할 수 있는 자격이 있고 실제로 일하고 있다는 것을 증명하기 위해 필요한 서류입니다. 재직증명서는 출입국재류관리국에서 심사할 때 매우 중요한 역할을 합니다.

3. 가족체류비자 신청 시

일본에서 일하는 외국인이 가족을 일본에 데려오기 위해 가족체류비자 취득을 신청하는 경우, 재직증명서를 제출해야 합니다. 이는 당신이 일본에서 안정된 직업을 가지고 있고 가족을 부양할 수 있다는 것을 증명하기 위함입니다.

4. 아이를 어린이집이나 유치원에 보낼 때

맞벌이 가정이 자녀를 어린이집이나 유치원에 입학할 때 부모의 재직증명서를 제출해야 하는 것이 일반적이다. 이는 부모가 직업을 가지고 있고 아이를 보육시설에 맡겨야 한다는 것을 확인하기 위함이다. 재직증명서에는 근무처, 근무시간 등의 정보가 기재되어 있어야 한다.

5. 주거를 빌릴 때

아파트나 아파트를 임대할 때 집주인이나 부동산 회사에서 재직증명서를 요구할 수 있다. 이는 귀하가 임대료를 지불할 수 있는 경제적 능력이 있는지를 확인하기 위함입니다. 그러나 모든 집주인이나 부동산 회사가 재직증명서를 요구하는 것은 아닙니다.

6. 은행에서 대출을 받을 때

자동차 대출이나 주택 대출 등 은행에서 돈을 빌릴 때도 재직증명서가 필요한 경우가 있다. 이는 당신이 빌린 돈을 갚을 수 있는 경제적 능력이 있는지 확인하기 위함이다.

재직증명서 발급 시 유의사항

재직증명서는 회사에 요청하지 않으면 발급받을 수 없는 서류입니다. 원활하게 발급받기 위해서는 다음과 같은 사항에 유의해야 한다.

발행 요청은 빨리 하는 것이 좋다

재직증명서 발급에는 보통 1~2주 정도의 시간이 소요된다. 필요하게 되었다고 해서 갑자기 회사에 요청한다고 해서 바로 발급받을 수 있는 것은 아닙니다. 기한에 여유를 두고 미리미리 요청하는 것이 좋다.

사용 목적에 맞는 내용으로 작성해 달라고 요청

앞서 언급했듯이 재직증명서에 기재할 내용은 사용 목적에 따라 달라집니다. 발급을 의뢰할 때 재직증명서를 어떤 용도로 사용할 것인지 회사에 잘 전달하고, 목적에 맞는 내용으로 작성해 달라고 요청하는 것이 중요하다.

정해진 형식이 있는지 확인

회사에 따라서는 재직증명서의 정형화된 서식이 있는 경우도 있고, 재직증명서를 제출하는 기관에서 자체적으로 서식을 지정한 경우도 있습니다. 사전에 회사와 제출처 모두 정형화된 형식이 있는지 확인하고, 필요한 경우 해당 형식을 사용하도록 한다.

기재된 내용을 확인하고 오류가 있으면 수정을 요청한다.

재직증명서는 귀하의 고용 상태를 정확하게 증명하는 서류입니다. 발급받은 재직증명서에 기재된 내용에 오류가 없는지 반드시 확인해야 한다. 오류가 있는 경우, 신속하게 회사에 연락하여 수정을 요청해야 한다.

발급 수수료가 필요할 수 있음

회사에 따라 재직증명서 발급에 수수료가 필요한 경우가 있습니다. 발급을 의뢰하기 전에 수수료의 유무와 금액을 확인하는 것이 좋다.

기밀 정보 취급에 주의

재직증명서에는 귀하의 개인 정보 및 회사 정보가 기재되어 있습니다. 재직증명서의 취급에 주의를 기울이고, 불필요하게 제3자에게 보여주거나 사본을 건네주지 않도록 주의해야 한다.

요약

재직증명서는 외국인이 일본에서 직장을 옮길 때나 재류자격의 변경・갱신 수속을 할 때 등 다양한 경우에 필요한 중요한 서류입니다. 자신이 근무하는 회사에 발급을 의뢰하고, 사용 목적에 맞는 내용으로 작성해야 합니다. 발급 의뢰는 빨리 하고, 기재 내용에 오류가 없는지 확인하는 것이 중요합니다. 또한, 정형화된 서식의 유무와 발급 수수료에 대해서도 미리 확인해야 한다.

재직증명서는 외국인이 일본에서 안정된 생활을 영위하고 커리어를 쌓아가는 데 있어 필수적인 서류입니다. 이 기사를 참고하여 재직증명서에 대해 올바르게 이해하고 효과적으로 활용할 수 있기를 바랍니다.