稟議書(稟議書)의 작성법과 사용법 - 일본 기업의 의사결정 방법을 자세히 설명합니다.
일본 회사에서 일하다 보면 '稟議(稟議)'와 이에 사용되는 '稟議書(稟議書)'라는 서류를 작성하는 경우가 종종 있다. 稟議란 상사나 관련 부서의 승인을 얻기 위해 진행하는 절차를 말한다. 일본 기업 문화에 뿌리내린 독특한 의사결정 시스템이라고 할 수 있습니다.
한편, 해외 기업에서는 결재가 익숙하지 않을 수 있지만, 일본 기업에서 일하는 이상 결재에 대한 이해도를 높이는 것이 중요하다.
이번 기사에서는 결재 및 결재서란 무엇인지, 왜 필요한지, 어떤 경우에 필요한지, 어떻게 작성해야 하는지 등에 대해 자세히 설명한다. 일본 기업 특유의 의사결정 프로세스를 알면 보다 원활하게 비즈니스를 진행할 수 있을 것이다.
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稟議(稟議)란? 일본 기업문화에 있는 의사결정 시스템
稟議(稟議)는 자신의 권한만으로는 결정할 수 없는 사항에 대해 상사나 관련 부서의 허락을 받기 위해 진행하는 절차를 말한다. 즉, 회사에서 의사결정을 내릴 때 관계자들의 동의를 구하는 과정이 바로 결재입니다.
결재를 할 때는 제안 내용, 이유, 예산 등을 기재한 서면을 작성합니다. 이를 '稟議書(稟議書)', '起案書(기안서)', '立案書(입안서)' 등으로 부릅니다. 결재 문서는 종이 문서로 회람될 수도 있고, 전자 시스템에서 처리될 수도 있습니다. 어느 쪽이든, 일본 기업의 의사결정에 있어 결재 문서는 매우 중요한 역할을 담당하고 있습니다.
'稟(린)'이라는 한자는 흔하게 볼 수 없지만, '신청하다'라는 뜻이 있다.
稟議(稟議)・稟議書(稟議書)는 왜 필요한가? 효과와 장점을 설명
일본 기업에서는 의사결정을 위해 결재와 결재서를 자주 사용한다. 그렇다면 왜 일본 기업들은 왜 결재라는 프로세스를 중요하게 여기는 것일까요? 그 이유는 크게 두 가지가 있습니다.
불필요한 회의 줄이기
첫 번째는 불필요한 회의를 줄일 수 있다는 점이다. 일본 기업에서는 의사결정 시 관계자들이 한자리에 모여 회의를 진행하는 경우가 많은데, 회의를 열 필요가 없는 사안에 대해서는 결재서를 회람하여 효율적으로 승인을 받을 수 있다. 이를 통해 회의 횟수를 줄이고 업무 생산성을 높일 수 있습니다.
서면으로 작성하여 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 한다.
두 번째는 서면으로 작성함으로써 내용을 명확히 할 수 있다는 점입니다. 구두만으로는 전달 누락이나 오해가 발생할 수 있지만, 문서로 작성하면 제안 내용과 의사결정 과정을 명확히 할 수 있다. 또한, 일본 기업에서는 인사이동이 많기 때문에 해당 부서의 업무에 익숙하지 않은 상사가 승인자가 되는 경우도 있습니다. 이런 경우에도 결재 문서를 읽으면 제안 내용을 정확하게 파악할 수 있습니다.
稟議(稟議)의 단점은 두 가지가 있다.
결재에는 위와 같은 장점이 있는 반면, 단점도 존재합니다.
첫 번째는 책임 소재가 모호해지기 쉽다는 점입니다. 결재 문서는 여러 승인자를 거치기 때문에 최종 의사결정의 책임이 누구에게 있는지 모호해질 수 있다. 특히 승인자가 많을수록 이러한 경향은 더욱 두드러지며, 그 결과 문제 발생 시 책임 떠넘기기가 발생하여 조직 내 혼란을 야기하는 경우도 종종 발생한다.
두 번째는 승인 절차에 시간이 오래 걸린다는 점입니다. 결재 문서는 관련 부서를 차례로 회람하기 때문에 결재를 받기까지 오랜 시간이 소요될 수 있다. 특히 복잡한 안건이나 여러 부서가 관여하는 경우 의사결정이 늦어지기 쉽다. 이는 비즈니스의 속도에 대응하지 못해 기회 손실로 이어질 수 있습니다.
稟議(稟議)의 절차는 어떻게 되나요?
그럼 이제부터 일반적인 결재 절차를 두 단계로 나누어 설명해 보겠습니다.
1. 결재문서를 작성하여 직속 상사에게 제출한다.
먼저, 결재를 발의하는 사람은 결재서를 작성한다. 결재문에는 제안 내용, 목적, 예산, 리스크 등을 상세히 기재한다. 또한, 관련 자료를 첨부하여 제안 내용을 보다 명확하게 전달할 수 있습니다.
결재문서 작성은 회사에서 지정한 서식을 사용하는 경우도 있고, 부서 고유의 서식을 사용하는 경우도 있습니다. 종이로 수기로 작성하는 경우도 있고, 엑셀 등을 이용해 전자적으로 작성하는 경우도 있을 것이다. 최근에는 워크플로우 시스템과 같은 결재 전용 시스템을 도입하는 기업도 늘고 있습니다.
작성한 결재 문서는 먼저 직속 상사에게 제출한다. 상사는 내용을 확인하고 필요한 경우 수정을 요구합니다. 제출자는 상사의 지시에 따라 결재 문서를 수정합니다. 이렇게 상사의 승인을 받으면 다음 단계로 넘어간다.
2. 관련 상사에게 차례로 회람하여 결재를 받도록 한다.
결재 문서는 직속 상사뿐만 아니라 관련 부서의 책임자에게도 회람됩니다. 회람 순서는 회사나 사안에 따라 다르지만, 일반적으로 하위 직급자에서 상위 직급자 순으로 회람하는 것이 일반적입니다.
각 결재권자는 결재문서의 내용을 확인하고 질문이나 수정을 요청할 수 있으며, 문제가 없으면 결재 도장을 찍는다. 단, 승인자 중 누군가가 반대할 경우, 결재문서는 반려된다. 반려된 결재문서는 다시 수정하여 처음부터 다시 승인을 받아야 한다.
이렇게 모든 결재권자의 결재를 받으면 정식으로 결재가 완료된 것으로 간주합니다. 승인된 결재 문서는 제안 내용을 실행할 때 근거가 됩니다.
일본 기업에서 稟議(稟議)가 사용되는 주요 상황
일본 기업에서 결재가 활용되는 경우는 매우 다양하다. 여기서는 대표적인 네 가지 사례를 살펴보자.
다른 회사와 계약을 맺을 때
일본 기업에서는 거래처와의 계약 체결에 있어 결재가 필요한 경우가 많다. 특히 고액 계약이나 장기 계약의 경우 신중한 의사결정이 요구된다. 따라서 계약서 ドラフト를 결재 문서에 첨부하여 관련 부서의 승인을 받는 것이 일반적이다.
또한, 계약 내용에 따라 법무부서나 회계부서 등 전문 부서의 확인이 필요한 경우도 있습니다. 결재 시스템을 이용하면 이러한 부서의 승인을 효율적으로 얻을 수 있을 것이다.
일본에서는 자신의 업무로 다른 회사와 계약을 맺을 때, 상사의 승인을 얻기 위해 결재서를 통해 상사의 승인을 받아야 한다. 또한 직원의 채용이나 출장 일정에 대해서도 결재서가 필요한 것이 일반적이다.
비용이 들 때
일본 기업에서는 경비 지출에도 결재가 사용됩니다. 예를 들어, 고가의 비품 구입이나 대규모 행사 개최 등 예산을 초과하는 지출이 예상될 경우, 결재가 필요합니다.
경비 승인서에는 지출의 목적과 내용, 예산의 세부 내역 등을 기재합니다. 또한 견적서나 기획서 등 관련 자료를 첨부하는 경우도 있을 것이다. 이러한 정보를 바탕으로 상사나 관련 부서가 지출의 타당성을 판단합니다.
【稟議書가 필요한 주요 경비 】
- 외주비
- 사무용품 및 비품
- 시스템 도입(보안, 사무의 IT화 등)
- 접대 및 이벤트
신입사원 채용 시
일본 기업에서는 신입사원의 채용도 결재사항이 될 수 있습니다. 특히 대기업의 경우, 인사부서뿐만 아니라 배치될 부서의 승인이 필요한 경우가 많습니다.
채용稟議書(稟議書)에는 후보자의 경력, 전형 결과, 배치 장소, 급여 등의 정보가 기재되어 있다. 관련 부서 담당자는 이러한 정보를 바탕으로 채용 여부를 결정한다. 이 과정을 통해 회사 전체가 최적의 인재를 배치할 수 있게 되는 것이다.
출장이나 일정에 대한 승인을 받을 때
일본 기업에서는 출장, 외출, 휴가 등 평소 근무 스케줄에 변동이 생길 때에도 결재를 한다. 이는 부하직원의 행동을 관리하고 업무에 지장이 없도록 하기 위함이다.
출장 및 휴가 승인서에는 일정, 목적, 여행경비 등의 정보를 기재합니다. 상사는 이러한 정보를 확인하고 업무에 미치는 영향을 판단한 후 승인 여부를 결정한다.
稟議(稟議)에 사용하는 稟議書(稟議書)의 내용과 작성법
이제부터는 구체적인 결재문서의 내용과 작성 방법에 대해 알아보겠습니다. 결재문서의 형식은 회사마다 다르지만, 일반적으로 다음과 같은 항목이 포함된다.
결재할 안건
결재문 서두에는 결재할 안건에 대한 개요를 기재합니다. 예를 들어, '○○시스템 도입에 대하여', '△△사와의 업무제휴에 대하여' 등 요점을 간결하게 정리합니다.
이 부분은 상사나 관계자가 한눈에 내용을 파악할 수 있도록 알기 쉽게 표현하는 것이 좋다. 전문 용어의 사용은 최소화하고, 최대한 평이한 용어로 설명한다.
결재를 하는 목적과 이유
다음으로, 결재를 하는 목적과 이유를 상세히 설명한다. 해당 안건이 왜 필요한지, 회사에 어떤 이점이 있는지 구체적으로 설명합니다.
예를 들어, 새로운 시스템을 도입하는 경우 '업무 효율성 향상', '비용 절감' 등 기대되는 효과를 수치와 함께 설명합니다. 또한 업무제휴를 하는 경우라면 '시너지 효과', '시장 점유율 확대' 등 전략적 의의를 언급하는 것이 좋습니다.
예산은 얼마인가?
결재 안건에 예산이 필요한 경우, 그 금액을 명시합니다. 예산 내역도 가능한 한 상세하게 기재하세요.
예를 들어 시스템 도입의 경우 '하드웨어 비용', '소프트웨어 비용', '유지보수 비용' 등 항목별 금액을 제시한다. 또한, 업무제휴의 경우 '출자금액', '운전자금' 등 필요한 자금을 밝힙니다.
금액에 대해서는 근거가 되는 견적서나 계산서를 첨부하면 더욱 설득력을 높일 수 있습니다.
예상되는 리스크와 단점
결재 안건에는 반드시 장점뿐만 아니라 리스크와 단점도 존재합니다. 이를 사전에 파악하여 결재 문서에 명시해 두는 것이 중요합니다.
예를 들어, 시스템 도입의 경우 '문제 발생 시 대응', '보안상의 문제점' 등 발생할 수 있는 문제점에 대해 설명한다. 또한, 업무 제휴의 경우 '제휴사의 신용 리스크', '통합 작업의 부담' 등 예상되는 단점을 기재합니다.
리스크와 단점을 명확히 함으로써 의사결정자는 보다 신중하게 사안의 찬반 여부를 판단할 수 있다. 또한, 문제 발생 시 책임 소재를 명확히 할 수 있습니다.
첨부서류
마지막으로 결재문서의 내용을 보완할 수 있는 자료를 첨부합니다. 예를 들어, 다음과 같은 서류를 생각할 수 있습니다.
- 견적서 및 송장
- 계약서-각서
- 계획서 및 일정표
- 도면・사양서
- 시장 조사 자료 및 통계 자료
이러한 자료들을 첨부하면 결재문서의 내용을 보다 구체적이고 상세하게 전달할 수 있습니다.
稟議書(稟議書)를 작성할 때의 포인트
마지막으로 결재문서 작성 시 주의할 점을 정리해 보자. 결재 문서는 상사나 관계자를 설득하고 의사결정을 원활하게 진행하기 위한 중요한 도구이다. 다음 사항을 잘 숙지하면 승인을 받기 쉬운 결재서를 작성할 수 있을 것이다.
모르는 사람도 이해할 수 있도록 쓰기
결재 문서를 읽는 사람 중에는 해당 안건에 대해 잘 모르는 사람도 포함될 수 있습니다. 비전문가도 내용을 이해할 수 있도록 가급적 평이한 표현을 사용해야 합니다.
예를 들어, IT 용어나 업계 용어를 그대로 사용하는 것은 피해야 한다. 부득이하게 전문용어를 사용해야 할 경우 주석을 다는 등의 배려가 필요합니다. 또한, 약어나 사내 용어는 가급적 자제하고 일반 용어로 대체하는 것이 좋습니다.
독자를 배려한 단어 선택으로 원활한 의사소통이 가능합니다.
돈과 관련된 부분은 애매모호하지 않게 한다.
예산이나 비용에 대한 설명은 구체적이고 명확하게 작성해야 합니다. 애매모호한 표현은 피하고, 가급적 수치로 설명한다.
예를 들어, '수백만 원 정도'와 같이 대략적인 금액이 아닌 '약 350만 원 정도'와 같이 구체적인 금액을 제시하는 것이 좋다. 또한, '비용 절감'과 같은 추상적인 표현보다는 '30%의 비용 절감을 예상한다'라고 수치화하는 것이 효과적입니다.
금액의 타당성을 입증할 수 있는 자료를 첨부하는 것도 중요하다. 견적서, 청구서, 가격표 등을 첨부하면 설득력을 높일 수 있다.
설명과 자료는 세밀하고 구체적으로 작성
결재문서의 내용은 가능한 한 상세하고 구체적으로 작성하는 것이 좋습니다. 추상적인 표현으로는 독자에게 전달하기 어렵기 때문입니다.
그렇다고 해서 장황하게 쓰면 된다는 의미는 아닙니다. 요점을 간결하게 정리하는 것이 요령입니다. 요점을 글머리 기호로 정리하거나 도표를 활용하는 것도 효과적일 수 있습니다.
또한 자세한 정보는 자료로 첨부하는 것도 한 가지 방법입니다. 본문에서 개요를 설명하고 자세한 내용은 별지로 넘기는 방식이다. 이렇게 하면 본문의 분량을 줄이면서 필요한 정보를 빠짐없이 전달할 수 있습니다.
위험과 단점도 적는다
결재 안건에는 장점뿐만 아니라 리스크와 단점도 있는 것이 보통입니다. 이를 숨기지 않고, 감추지 않고 작성하는 것이 중요합니다.
위험을 명시함으로써 독자는 보다 신중하게 사안의 당위성을 판단할 수 있습니다. 또한 문제가 발생했을 때 책임 소재가 명확해집니다.
단, 리스크를 너무 강조하는 것은 역효과입니다. 위험에 대한 대책과 위험을 능가하는 장점도 함께 작성하는 것을 잊지 말자.
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요약
지금까지 결재와 결재서에 대해 자세히 설명해 드렸습니다. 결재는 일본 기업 문화에 뿌리내린 독특한 제도이지만, 비즈니스를 원활하게 진행하는 데 있어 중요한 역할을 하고 있습니다.
일본 기업에서 근무하는 이상, 결재 시스템을 이해하고 적절히 대응하는 것이 요구됩니다. 번거로운 과정일 수 있지만, 의사결정의 질을 높이고 원활한 커뮤니케이션을 실현하기 위한 중요한 단계라고 생각하자.
이 글을 통해 결재와 결재 문서에 대한 이해가 깊어지길 바랍니다. 일본 기업 특유의 문화를 아는 것은 비즈니스를 원활하게 진행하기 위한 첫걸음입니다. 꼭 결재를 잘 활용하여 효과적인 의사결정을 할 수 있기를 바랍니다.
