Comment rédiger et utiliser un ringisho - une explication détaillée de la manière dont les entreprises japonaises prennent leurs décisions.
Lorsque vous travaillez dans une entreprise japonaise, vous êtes souvent amené à rédiger des "ringi" (稟議) et le document "ringisho" (稟議書) utilisé à cet effet. Un ringi est une procédure permettant d'obtenir l'approbation d'un supérieur ou d'un service compétent. Il s'agit d'un système de prise de décision unique, ancré dans la culture d'entreprise japonaise.
D'autre part, bien que les processus d'approbation ne soient pas nécessairement familiers aux entreprises étrangères, il est important de bien les comprendre lorsque l'on travaille dans une entreprise japonaise.
Cet article explique en détail ce que sont une demande d'approbation et une lettre d'approbation, les raisons pour lesquelles elles sont nécessaires, les situations dans lesquelles elles sont nécessaires et les points clés de leur rédaction. En vous familiarisant avec le processus de prise de décision propre aux entreprises japonaises, vous serez en mesure de mener vos affaires plus facilement.
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Qu'est-ce que le ringi ? Le système de prise de décision dans la culture d'entreprise japonaise.
Un ringi est une procédure permettant d'obtenir l'autorisation des supérieurs ou des services compétents pour des questions qui ne peuvent être décidées par sa seule autorité. En d'autres termes, lorsqu'une entreprise prend une décision, le ringi consiste à obtenir l'accord des parties concernées.
Lorsqu'une demande d'approbation est formulée, un document est préparé, qui reprend les détails de la proposition, les raisons qui la motivent et le budget. Ce document est appelé "ringisho", "projet de proposition" ou "projet de plan". Un ringisho peut être distribué sous forme de document papier ou être traité par un système électronique. Quoi qu'il en soit, les documents d'approbation jouent un rôle très important dans la prise de décision au sein des entreprises japonaises.
Le caractère chinois "稟 (rin)" n'est pas souvent utilisé, mais il signifie "pétition".
Pourquoi avons-nous besoin de ringi et de ringisho ? Avantages et bénéfices expliqués
Les entreprises japonaises utilisent souvent le processus d'approbation et les documents d'approbation pour prendre des décisions. Pourquoi les entreprises japonaises accordent-elles tant d'importance au processus d'approbation ? Il y a deux raisons principales.
Réduire les réunions inutiles
Tout d'abord, il est possible de réduire le nombre de réunions inutiles. Dans les entreprises japonaises, des réunions sont souvent organisées avec toutes les parties concernées lorsque des décisions sont prises, mais pour les questions qui ne nécessitent pas de réunion, l'approbation peut être obtenue efficacement en diffusant une circulaire pour approbation. Cela permet de réduire le nombre de réunions et d'augmenter la productivité de l'entreprise.
Le mettre par écrit pour faciliter la compréhension du contenu.
Deuxièmement, le contenu peut être clarifié en le mettant par écrit. Alors que la communication verbale seule peut entraîner des omissions ou des malentendus, le fait de documenter la proposition sous la forme d'un document d'approbation clarifie le contenu de la proposition et le processus de prise de décision. En outre, comme il y a beaucoup de changements de personnel dans les entreprises japonaises, les superviseurs qui ne sont pas familiers avec les opérations du département peuvent devenir des approbateurs. Dans ce cas, la lecture du document d'approbation permet d'appréhender avec précision le contenu de la proposition.
Le ringi présente deux inconvénients
Si les avantages susmentionnés sont présents dans la procédure d'approbation, il y a aussi des inconvénients.
La première est que la responsabilité peut facilement devenir ambiguë. Comme les documents d'approbation passent par plusieurs approbateurs, il peut arriver que l'on ne sache plus très bien qui est responsable en dernier ressort du processus de prise de décision. Cette tendance est d'autant plus prononcée que le nombre d'approbateurs est élevé et, par conséquent, il n'est pas rare que des problèmes surviennent et que les responsabilités soient renvoyées d'un côté et de l'autre, ce qui entraîne une certaine confusion au sein de l'organisation.
Deuxièmement, le processus d'approbation prend beaucoup de temps. Étant donné que les documents d'approbation sont distribués à tour de rôle aux services concernés, l'obtention de l'approbation peut prendre beaucoup de temps. La prise de décision a tendance à être retardée, en particulier lorsque des projets complexes ou de nombreux départements sont impliqués. Cela peut conduire à des pertes d'opportunités parce que le rythme des affaires ne peut pas être respecté.
Quelles sont les étapes du processus de ringi, expliquées en deux temps ?
Divisons maintenant la procédure générale d'approbation en deux étapes.
1. préparer une demande d'approbation et la soumettre à votre supérieur hiérarchique direct
Tout d'abord, la personne qui émet la demande d'approbation prépare une demande d'approbation. Le document d'approbation décrit en détail la proposition, son objectif, son budget et ses risques. Des documents pertinents peuvent également être joints à la proposition pour en donner une image plus claire.
Dans certains cas, un format désigné par l'entreprise est utilisé pour préparer la demande d'approbation, tandis que dans d'autres cas, un format propre au département est utilisé. Les formulaires d'approbation peuvent être écrits à la main ou préparés électroniquement à l'aide d'Excel ou d'un autre logiciel. Récemment, un nombre croissant d'entreprises ont introduit des systèmes dédiés aux demandes d'approbation, tels que les systèmes de flux de travail.
La circulaire préparée pour approbation est d'abord soumise au supérieur hiérarchique direct. Celui-ci en vérifie le contenu et demande des modifications si nécessaire. L'auteur de la circulaire suit les instructions de son supérieur et révise la demande d'approbation. Une fois l'approbation du supérieur hiérarchique obtenue, l'étape suivante consiste à passer à l'action.
2. le distribuer à son tour à tous les superviseurs concernés pour approbation
Les documents d'approbation sont distribués non seulement aux supérieurs immédiats, mais aussi aux chefs des départements concernés. L'ordre dans lequel ils sont distribués varie d'une entreprise à l'autre et d'un cas à l'autre, mais en général, ils sont distribués dans l'ordre du responsable de rang inférieur au responsable de rang supérieur.
Chaque approbateur vérifie le contenu de la circulaire, peut poser des questions ou demander des modifications et, s'il n'y a pas de problème, appose son sceau d'approbation. Toutefois, si l'un des approbateurs s'y oppose, la circulaire est renvoyée. La circulaire renvoyée doit être à nouveau modifiée et approuvée depuis le début.
Si tous les approbateurs donnent leur accord de cette manière, la demande d'approbation est officiellement approuvée. La circulaire approuvée constitue la base de la mise en œuvre de la proposition.
Principales situations où le ringi est utilisé dans les entreprises japonaises
Les entreprises japonaises utilisent les circulaires dans de nombreuses situations. Nous examinerons ici quatre cas typiques.
Lors de la signature de contrats avec d'autres entreprises.
Dans les entreprises japonaises, un processus décisionnel est souvent nécessaire pour conclure des contrats avec des partenaires commerciaux. Une prise de décision minutieuse est nécessaire, en particulier dans le cas de contrats coûteux ou à long terme. Par conséquent, il est courant de joindre ドラフト du contrat à la circulaire pour approbation et d'obtenir l'approbation du service concerné.
Dans certains cas, en fonction des détails du contrat, la confirmation de services spécialisés tels que le service juridique ou le service comptable peut être requise. Le système d'approbation vous permettra d'obtenir efficacement l'accord de ces services.
Au Japon, lorsque vous signez un contrat avec une autre entreprise pour votre propre travail, vous devez obtenir l'approbation de votre supérieur hiérarchique au moyen d'un document d'approbation. Des documents d'approbation sont également généralement requis pour l'embauche d'employés et les programmes de voyages d'affaires.
Lorsque les dépenses sont encourues
Dans les entreprises japonaises, l'approbation est également utilisée pour les dépenses. Par exemple, une demande d'approbation est nécessaire lorsqu'il est prévu que les dépenses dépassent le budget, comme pour l'achat d'équipements coûteux ou l'organisation d'événements de grande envergure.
La lettre d'approbation des dépenses comprendra l'objet et la nature de la dépense ainsi que les détails du budget. Elle peut également être accompagnée de documents pertinents, tels que des devis et des propositions. Sur la base de ces informations, votre supérieur ou le service concerné jugera de l'opportunité de la dépense.
【 Principales dépenses pour lesquelles une circulaire d'approbation est requise】
- dépenses d'externalisation
- Fournitures et équipements de bureau
- Mise en œuvre de systèmes (par exemple, sécurité, bureautique)
- Divertissements et événements
Lors du recrutement de nouveaux employés.
Dans les entreprises japonaises, l'embauche de nouveaux employés peut également être soumise à approbation. Dans de nombreux cas, en particulier dans les grandes entreprises, l'approbation est requise non seulement de la part du service des ressources humaines, mais aussi de la part du service auquel l'employé est affecté.
La lettre d'autorisation d'embauche contient des informations sur les antécédents du candidat, les résultats de la sélection, le lieu d'affectation, le salaire, etc. Les responsables des services concernés utilisent ces informations pour prendre la décision d'engager ou non le candidat. Le processus d'approbation permet à l'entreprise dans son ensemble d'optimiser l'affectation du personnel.
Lorsqu'il s'agit d'obtenir l'autorisation de voyager et d'établir un calendrier.
Dans les entreprises japonaises, l'approbation est également utilisée lorsqu'il y a des changements dans le programme de travail normal, tels que des voyages d'affaires, des sorties ou des vacances. Cela permet de gérer les actions des subordonnés et de s'assurer qu'elles n'interfèrent pas avec le travail.
Le formulaire d'approbation d'un voyage d'affaires ou d'un congé comprend des informations telles que les dates, l'objet et les frais de voyage. Les superviseurs examinent ces informations et décident d'approuver ou de désapprouver la demande après avoir déterminé l'impact sur le travail.
À quoi sert un ringisho (ringi) et comment l'écrire ?
La section suivante décrit le contenu spécifique et le style de rédaction d'une demande d'approbation. Le format de la lettre d'approbation varie d'une entreprise à l'autre, mais comprend généralement les éléments suivants
cas à approuver
Au début de la circulaire d'approbation, il convient de rédiger les grandes lignes de la proposition à approuver. Par exemple, résumez brièvement les principaux points, tels que "Introduction du système XX", "Coopération commerciale avec l'entreprise XX", etc.
Dans cette section, essayez d'utiliser des expressions faciles à comprendre afin que les superviseurs et les autres membres du personnel concernés puissent saisir le contenu d'un seul coup d'œil. L'utilisation du jargon doit être réduite au minimum et le contenu doit être rédigé dans un langage aussi simple que possible.
Objet et raisons de la procédure d'approbation.
Ensuite, expliquez en détail l'objectif et la raison de l'approbation. Précisez pourquoi le projet est nécessaire et en quoi il sera bénéfique pour l'entreprise.
Par exemple, si vous introduisez un nouveau système, expliquez les avantages escomptés à l'aide de chiffres : "amélioration de l'efficacité opérationnelle", "réduction des coûts", etc. Si vous concluez une alliance commerciale, il est également conseillé d'indiquer l'importance stratégique de l'alliance, par exemple "effets de synergie", "expansion de la part de marché", etc.
Quel est le coût du budget ?
Si un budget est nécessaire pour le projet d'approbation, indiquez-en le montant. La ventilation du budget doit également être aussi détaillée que possible.
Par exemple, dans le cas de l'installation d'un système, le montant de chaque poste est indiqué : "coûts du matériel", "coûts du logiciel", "coûts de maintenance", etc. Dans le cas d'un partenariat commercial, les fonds nécessaires sont précisés, par exemple "montant de l'investissement", "fonds de roulement", etc.
Les montants peuvent être plus convaincants s'ils sont accompagnés de citations ou de calculs à l'appui.
Risques et inconvénients anticipés.
Le projet d'approbation comporte toujours des risques, des inconvénients et des avantages. Il est important de les identifier à l'avance et de les spécifier dans le document d'approbation.
Par exemple, s'il s'agit de la mise en œuvre d'un système, il convient d'énumérer les problèmes possibles, tels que le "dépannage" et les "problèmes de sécurité". Dans le cas d'alliances commerciales, les inconvénients possibles sont énumérés, tels que le "risque de crédit du partenaire", la "charge de travail liée à l'intégration", etc.
En clarifiant les risques et les inconvénients, les décideurs peuvent évaluer plus soigneusement les avantages et les inconvénients d'un projet. Cela permet également de clarifier les responsabilités en cas de problèmes.
documents joints
Enfin, joignez tous les documents qui complètent le document d'approbation. Par exemple, les documents suivants peuvent être pris en considération.
- Devis et factures
- Contrats et protocoles d'accord
- Plans et calendriers
- Dessins et spécifications
- Données d'études de marché et données statistiques
En joignant ces documents, il est possible de donner des informations plus spécifiques et plus détaillées sur le processus d'approbation.
Points à prendre en compte lors de la rédaction d'une demande d'approbation (ringisho)
Enfin, il est important de résumer les points clés à garder à l'esprit lors de la préparation d'une demande d'approbation. La demande d'approbation est un outil important pour persuader les supérieurs et les autres parties concernées et faciliter la prise de décision. Les points suivants vous aideront à créer une demande d'approbation facile à faire approuver.
Écrivez pour que les personnes qui ne vous connaissent pas puissent vous comprendre.
Les lecteurs d'une circulaire d'approbation peuvent comprendre des personnes qui ne sont pas familiarisées avec le sujet. Utilisez autant que possible un langage simple afin que même les non-spécialistes puissent en comprendre le contenu.
Par exemple, évitez d'utiliser telle quelle la terminologie des technologies de l'information ou de l'industrie. S'il est absolument nécessaire d'utiliser un jargon technique, il convient de l'annoter ou d'en tenir compte d'une autre manière. Les abréviations et les termes internes doivent également être utilisés avec parcimonie et remplacés par des termes courants.
Le choix des mots en fonction du lecteur garantit une communication fluide.
Veillez à ce qu'il n'y ait aucune ambiguïté en ce qui concerne l'argent.
Soyez précis et clair dans votre description des budgets et des coûts. Évitez toute ambiguïté et utilisez des chiffres dans la mesure du possible.
Par exemple, au lieu d'écrire un chiffre approximatif, comme "plusieurs millions de yens", donnez un montant précis, comme "environ 3,5 millions de yens". Il est également plus efficace de quantifier les économies de coûts en indiquant "économies de coûts attendues pour 301 TP51T", plutôt que d'utiliser des expressions abstraites telles que "réduire les coûts".
Il est également important de joindre des documents justifiant le montant. Des devis, des factures, des listes de prix, etc. seront plus convaincants.
Les explications et les documents doivent être détaillés et spécifiques.
Soyez aussi détaillé et précis que possible dans votre lettre d'approbation. En effet, les expressions abstraites sont difficiles à transmettre au lecteur.
Cela ne signifie pas pour autant qu'il faille rédiger longuement. L'astuce consiste à se concentrer sur les points principaux et à rester concis. Les puces et l'utilisation de graphiques et de diagrammes peuvent également s'avérer efficaces.
Une autre option consiste à joindre des informations détaillées sous la forme d'un document. Il s'agit d'une méthode dans laquelle le texte principal donne une vue d'ensemble et les informations détaillées sont fournies sur une feuille séparée. Cette méthode permet de réduire au minimum le volume du texte principal, tout en garantissant la transmission de toutes les informations nécessaires.
Notez les risques et les inconvénients.
Il est normal que les cas d'approbation comportent des risques, des inconvénients et des avantages. Il est important de les noter sans les cacher.
En énonçant clairement les risques, le lecteur peut mieux évaluer les avantages et les inconvénients d'un projet. Cela permet également de déterminer clairement les responsabilités en cas de problème.
Toutefois, il est contre-productif de trop insister sur les risques. N'oubliez pas de mentionner les contre-mesures aux risques, ainsi que les avantages qui l'emportent sur les risques.
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résumé
Jusqu'à présent, nous avons expliqué en détail les demandes d'approbation et les documents d'approbation. Bien que le processus d'approbation soit un mécanisme unique profondément ancré dans la culture d'entreprise japonaise, il joue un rôle important dans la facilitation des affaires.
Tant que vous travaillez dans une entreprise japonaise, vous êtes censé comprendre le fonctionnement du processus d'approbation et y répondre de manière appropriée. Ce processus peut prendre du temps, mais considérez-le comme une étape importante pour améliorer la qualité de la prise de décision et garantir une communication fluide.
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