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【最新版】留学ビザから就労ビザへの変更!必要な書類とその流れとは?

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申請書類にペンで記入している様子


外国人留学生を雇用する際に必要なこととして、「在留資格の変更」があります。「留学ビザから就労ビザへの変更」は「在留資格の変更」を指していることが多いです。

この記事では、留学ビザを就労ビザに変更する際にやることや準備する書類、そもそもなぜビザの変更が必要なのかなどを解説しています。外国人雇用を検討している方や、在留資格の変更が必要な状況になっている方は、ぜひ参考にしてください。

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留学ビザから就労ビザへ変更!3つのステップ

留学ビザを就労ビザへ、つまり在留資格「留学」を「就労」に変更するためには、以下の3つのステップを踏む必要があります。

1. 内定を出す:会社(雇用側)

まずは、雇用予定の留学生に内定を出しましょう。留学ビザから就労ビザへの変更手続きを行う前に、内定を出すことが必須です。

この理由は、次に進む「書類の準備」段階で、内定がないと準備が難しい文書が必要になるためです。特に、「労働条件通知書」「雇用契約書」などの文書が該当します。

日本で働く外国人によく見られる在留資格「技術・人文知識・国際業務」(通称:技人国)を例に挙げると、この在留資格への変更は、雇用契約が前提になっているため、労働条件を明示した文書(労働条件通知書や雇用契約書)の提出が求められます。この手続きを通じて、申請人が日本での就労に関して適切な条件下で働くことができるようにすることが目的です。

そのため、在留資格の変更をスムーズに行うためには、事前に内定を出し、「労働条件通知書」や「雇用契約書」を準備しておくことが大切です。

参考:技術・人文知識・国際業務 | 出入国在留管理庁

在留資格の変更が不許可になった場合

在留資格の変更を申請し、不許可になった場合はどうなるのでしょうか。

在留資格「留学」のままでは、その外国人を雇用することはできません。「雇用できない可能性がある外国人に内定を出すのは不安」と考える方も多いでしょう。そのような時のために、外国人を雇用する際は雇用契約書の中に「停止条件」を盛り込んでおくことが一般的です。停止条件とは、「この雇用契約は、該当者の在留資格の変更が完了し雇用できる状態になった時点で効力を発揮します」という内容のものです。

停止条件を労働条件通知書や雇用契約書に付け加えておくことで、在留資格の変更が叶わなかった外国人を雇用しなければならないというリスクを回避できます。

2. 書類を準備する:会社(雇用側)・外国人留学生(就労側)

雇用予定の外国人留学生に内定を出して「雇用契約書」「労働条件通知書」が整ったら、在留資格の変更に必要な書類を準備しましょう。こちらも、在留資格「留学」から在留資格「技術・人文知識・国際業務」(通称:技人国)へ変更する場合を想定して解説します。

必要な書類には、雇用される予定の外国人留学生(就労側)が用意する書類と、会社(雇用側)が用意する書類があります。

◎外国人留学生(就労側)が用意する書類

雇用される外国人留学生側が用意する書類は以下のとおりです。

  • 在留資格変更許可申請書(申請人等作成用1,2,3)
  • 写真(提出日前3ヶ月以内に撮影されたもの)
  • 在留カード
  • 日本での活動内容に応じた資料※
  • 資格外活動許可書(交付を受けている場合のみ)
  • パスポート・在留資格証明書
  • 身分を証明する文書

※「日本での活動内容に応じた資料」に関して、これは主に二つのカテゴリーに分けられます。一つは「外国人留学生が自身の学びや経験を証明する資料」、もう一つは「企業が在留資格に適した活動をしていることを証明する資料」です。ここでは、特に前者の資料に焦点を当てます。

外国人留学生が提出する「日本での活動内容に応じた資料」とは、学んできた内容や経験を証明するための書類です。

例えば、専門学校を卒業し、専門士または高度専門士の資格を授与された方は、その資格が授与されたことを示す証明書を1通提出する必要があります。

さらに、在留資格変更申請を行う際には、申請者の専門性、学歴、職歴、関連する実務経験を証明する文書の提出も必要です。これは、特定の専門学校の卒業生、広範囲の教育背景を持つ人々、専門的な技術や知識を要する職に従事した経験のある人々、特定の資格を持つIT技術者、さらには外国の文化に基づく業務に3年以上従事した経験がある人々に該当します。

参考:技術・人文知識・国際業務 | 出入国在留管理庁

外国人留学生が本当に留学先で勉学に励んでいたのか、卒業を許可されているのかなどを示すための書類が必要になるのです。こちらは雇用予定の外国人留学生本人が用意する必要があるため、必要書類であるとしっかり伝えておきましょう。

このほか、就職する会社を選択した理由や職務内容と学習内容の関連性などを記載する「申請理由書」を提出することで審査の参考となります。「申請理由書」を提出することで許可が下りる確率が上がるというわけではありませんが、余裕がある場合は提出をおすすめします。書式等は自由です。

◎会社(雇用側)が用意する書類

雇用する会社側が用意する書類は、以下のとおりです。

  • 在留資格変更許可申請書(所属機関作成用1,2)
  • 所属機関区分を証明する文書※
  • 雇用契約書・労働条件通知書
  • 登記事項証明書
  • 事業内容を明らかにする資料(会社パンフレットなど)
  • 直近の年度の決算文書の写し(新規事業の場合は事業計画書)
  • 給与支払事務所等の開設届出書の写し

このほか、雇用理由書などを添付する場合もあります。

会社のカテゴリ分けについて

在留資格を変更する際に会社(機関)はカテゴリ(区分)分けされ、そのカテゴリによって必要な書類が異なります。カテゴリによっては申請書類が簡略化される場合もあるため、自身の会社がどのカテゴリに該当するのか確認しておきましょう。

機関は、以下のように分類されています。

カテゴリー1           カテゴリー2    カテゴリー3      カテゴリー4      
次のいずれかに該当する機関
(1) 日本の証券取引所に上場している企業
(2) 保険業を営む相互会社
(3) 日本又は外国の国・地方公共団体
(4) 独立行政法人
(5) 特殊法人・認可法人
(6) 日本の国・地方公共団体認可の公益法人
(7) 法人税法別表第1に掲げる公共法人
(8)イノベーション創出企業
(9)一定の条件を満たす企業等
次のいずれかに該当する機関
(1) 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中,給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人
(2) 在留申請オンラインシステムの利用申出の承認を受けている機関
前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表が提出された団体・個人(カテゴリー2を除く)左のいずれにも該当しない団体・個人
参考:技術・人文知識・国際業務 | 出入国在留管理庁

3. 書類を提出する会社:(雇用側)

書類の準備が完了したら、書類を提出します。提出先は、申請者(外国人留学生)の住居地を管轄する地方出入国在留管理官署です。該当する地方出入国在留管理官署は、以下のページで確認できます。

参考:組織・機構 | 出入国在留管理庁

受付時間は平日午前9時~12時・午後1時~4時の間となっており、休日は提出することができません。(地方出入国在留管理官署によって異なる場合があります)なお、許可が降りた場合は手数料として4000円の収入印紙代が必要になります。

なぜ留学ビザから就労ビザへ変更が必要なのか

ここまでお伝えしてきたとおり、外国人留学生が就職する場合は留学ビザから就労ビザへの変更が必要となります。正式には、在留資格「留学」から入社する企業等に関係する在留資格への変更が必要です。

現在就労関係の在留資格として、以下の15種類が定められています。これらが俗に「就労ビザ」と呼ばれている在留資格です。

  1. 「教授」(例,大学教授等)
  2. 「芸術」(例,作曲家,画家,著述家等)
  3. 「宗教」(例,外国の宗教団体から派遣される宣教師等)
  4. 「報道」(例,外国の報道機関の記者,カメラマン)
  5. 「経営・管理」(例,企業等の経営者,管理者)
  6. 「法律・会計業務」(例,弁護士,公認会計士等)
  7. 「医療」(例,医師,歯科医師,看護士等)
  8. 「研究」(例,政府関係機関や私企業等の研究者等)
  9. 「教育」(例,中学校,高等学校等の語学教師等)
  10. 「技術・人文知識・国際業務」(例,機械工学等の技術者,通訳,デザイナー,私企業の語学教師等)
  11. 「企業内転勤」(例,外国の事業所からの転勤者)
  12. 「介護」(例,介護福祉士)
  13. 「技能」(例,外国料理の調理師,スポーツ指導者,航空機等の操縦者,貴金属等の加工職人等)
  14. 「特定技能」 
  15. 「技能実習」 

外国人が日本に在留する場合、取得した在留資格範囲内の活動を行いながら在留する必要があります。逆に言うと、許可を受けていない限り、日本国内で在留資格の範囲外となる活動を行ってはいけないのです。

在留資格「留学」の場合、留学生としてのみ日本に在留することが許可されています。企業に就職する場合、「留学生」という身分ではなくなるため、在留資格「留学」の活動範囲外と見なされます。そのため、在留資格を「留学」から就職先に関連するものに変更する必要があるのです。

在留資格の変更には1~2ヶ月かかる

審査期間は2週間~1ヶ月とされています。

しかし、外国人留学生が4月から問題なく入社できるように、原則として卒業年の1月(東京入国管理局は12月)から在留資格の変更を受け付けています。余裕を持った提出がおすすめです。

参考:組織・機構 | 出入国在留管理庁「留学」から就労資格への変更手続の流れ

在留資格変更の審査基準

在留資格の変更を申請する際は、以下の基準が審査に用いられます。

・申請に係る本邦において行おうとする活動が虚偽のものでなく,出入国管理及び難民認定法別表第一の下欄に掲げる活動又は別表第二の下欄に掲げる身分若しくは地位(永住者の項の下欄に掲げる地位を除く。)を有する者としての活動のいずれかに該当し,かつ,在留資格の変更を適当と認めるに足りる相当の理由があること。
・「短期滞在」の在留資格を有する者にあっては,上記に加えてやむを得ない特別の事情に基づくものであること。

出典:在留資格変更許可申請 | 出入国在留管理庁

これらは専門的な言葉で表されていますが、留学ビザから就労ビザへの変更を考える際の要点を簡潔に説明すると、以下の点が重要です。

  • 変更先の在留資格に合った学習を行っていたか
  • すでに取得している在留資格範囲内の活動を行いながら日本に滞在していたか
  • 就職先の企業(職種)と変更する在留資格がマッチしているか
  • 在留資格「短期滞在」の場合は上記に加えてやむを得ない特別な事情があるか

また、「申請理由書」や「雇用理由書」は必須ではありませんが、申請の背景や雇用の状況を詳細に説明することができるため、これらの文書を提出することをお勧めします。これにより、申請者の状況や理由がより明確に伝わり、審査において有利になることがあります。

まとめ

在留資格の変更にあたって取るべき行動や必要な書類は、留学していた学校や学んでいた内容、外国人留学生の就職先や就職後従事する業務内容などによって異なります。一人一人に合わせた在留資格の変更手続きが必要です。


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